緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理的問題及措施范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

一、 鐵路建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理體系發(fā)展緩慢。自建國(guó)至上世紀(jì)70年代末，鐵路系統(tǒng)的檔案管理工作重點(diǎn)是機(jī)關(guān)公文檔案，即過去統(tǒng)稱的文書檔案。到了20世紀(jì)80年代中期，開始集中整理會(huì)計(jì)檔案，并把會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理考核。而鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理則是20世紀(jì)90年代末隨著鐵路建設(shè)大發(fā)展而逐步走上制度化與規(guī)范化管理的軌道。但是，由于相關(guān)的法規(guī)和制度建設(shè)起步比較較晚，而且恰逢鐵路建設(shè)項(xiàng)目蓬勃發(fā)展時(shí)期和鐵路管理機(jī)構(gòu)的調(diào)整變化因素影響，使鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難以一步到位，造成初步發(fā)育期過長(zhǎng)，跟不上鐵路建設(shè)發(fā)展尤其是高鐵建設(shè)節(jié)奏和發(fā)展變化速度的實(shí)際需求。

（二）工程項(xiàng)目文件過程管理不到位。根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和國(guó)家檔案局的相關(guān)要求，工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理，是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分和工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量檢查驗(yàn)收的重要內(nèi)容，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案管理也是如此。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目的檔案質(zhì)量是固化于工程建設(shè)項(xiàng)目的過程管理之中的，所以，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件的工程管理尤為重要。盡管國(guó)家建設(shè)管理部門和國(guó)家檔案管理部門，從不同角度對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目文件的過程管理和歸檔均有明確規(guī)定，但是，就鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目而言，由于點(diǎn)多線長(zhǎng)和野外作業(yè)的特點(diǎn)突出，再加上工期緊任務(wù)重和辦公等條件所限，往往使過程管理的規(guī)定被束之高閣，落實(shí)難以到位，事后集中突擊整理成為普遍存在的現(xiàn)象。這樣，必然影響到鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且，難以保障及時(shí)移交歸檔和進(jìn)行鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

（三）現(xiàn)行歸檔標(biāo)準(zhǔn)滯后。進(jìn)入21世紀(jì)之后，鐵路建設(shè)工程蓬勃發(fā)展，規(guī)模巨大，裝備提升。尤其是高鐵工程建設(shè)項(xiàng)目如雨后春筍，日新月異地向前推進(jìn)。然而，鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理從歸檔范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和分類編碼方式等要素均未予以及時(shí)修訂。致使工程建設(shè)和建設(shè)裝備更新過程中出現(xiàn)的新技術(shù)、新工藝、新裝備等過去沒有的文件資料，在具體歸檔整理和編碼時(shí)無所遵循、無所適從。必然造成落歸和隨意現(xiàn)象的發(fā)生，從而影響到歸檔的齊全完整和整體質(zhì)量。

二、解決鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問題的對(duì)策

（一）建立鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制。建設(shè)單位要建立鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制，從源頭上保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作尤其是鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件過程管理責(zé)任落實(shí)到位。建設(shè)單位要從確立各參建單位的合同關(guān)系開始，并把鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理和移交歸檔內(nèi)容納入建設(shè)合同之中。并明確勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承的歸檔內(nèi)容、備份數(shù)量和移交歸檔時(shí)間，以及過程檢查、考核、平時(shí)組卷、日常管理的獎(jiǎng)罰控制措施等。切實(shí)做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。即有利于明確目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，又可以避免因目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)不明確所造成的人力、物力浪費(fèi)，還能夠避免甲乙方的不必要紛爭(zhēng)。

（二）加強(qiáng)鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件的源頭管理。堅(jiān)持貫徹建設(shè)單位檔案部門和檔案人員提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的原則。檔案部門提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理即是保障工程建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的實(shí)際需要，也是國(guó)家相關(guān)規(guī)定所賦予建設(shè)單位檔案部門的工作責(zé)任。通過提前介入，提前制定和完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法和程序，以保障“三同步”原則的有效落實(shí)。針對(duì)參建單位工程技術(shù)人員檔案管理專業(yè)知識(shí)薄弱的實(shí)際，適時(shí)進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。

（三）做好工程項(xiàng)目施工過程的監(jiān)督和檢查。首先，建設(shè)單位要把工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入工程進(jìn)度和質(zhì)量體系考核與檢查，使工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)和程序能夠按照規(guī)范的路徑協(xié)調(diào)同步的前行。通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各參建單位資料編制、收集工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題，還能夠及時(shí)糾正和整改已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。不僅可以避免走彎路，造成人力物力的浪費(fèi)，而且能夠切實(shí)保障工程項(xiàng)目檔案的齊全完整和真實(shí)準(zhǔn)確。

（四）把好鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案接收關(guān)。鐵路工程技術(shù)項(xiàng)目檔案的接收，并不是單純的接收工作程序或一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作任務(wù)，應(yīng)該把其當(dāng)作一次檔案業(yè)務(wù)知識(shí)再培訓(xùn)、再交流的課堂和提升工程項(xiàng)目歸檔文件質(zhì)量的關(guān)口。通過工程項(xiàng)目檔案的接收，不僅要把不符合歸檔要求的文件杜絕在檔案接收入庫(kù)之前。而且通過接收進(jìn)一步提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)一步推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。

三、結(jié)語

隨著工程建設(shè)管理的不斷規(guī)范和工程質(zhì)量追溯法規(guī)的完善，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅在其憑證方面越來越顯現(xiàn)出重要意義。而且，在建立社會(huì)化大數(shù)據(jù)和鐵路企業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面，也會(huì)發(fā)揮出更加重要的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張紅蘭.醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理的一些問題及解決方法[J].建筑知識(shí):學(xué)術(shù)刊,2013(8):287.

篇（2）

（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。

（二）工程建設(shè)檔案管理問題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。

二、工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施

（一）落實(shí)參建單位檔案管理?任。針對(duì)工程建設(shè)檔案管理存在的問題，要通過落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來解決問題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對(duì)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識(shí)得到提高。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)全過程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過程管理，進(jìn)而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。

篇（3）

二、出版社檔案管理工作存在的問題

1.缺乏專業(yè)檔案管理人員

目前，許多出版社在人員配置上存在一些不合理現(xiàn)象。按照相關(guān)規(guī)定，出版社的各工作室應(yīng)配備一定數(shù)量的檔案管理人員，但是一些出版社的工作人員數(shù)量不足，各部門間也缺乏合作交流。

2.出版社檔案資料數(shù)量大幅增加

書稿是出版社中常見的一種資料檔案，它不僅數(shù)量多，而且內(nèi)容多樣，僅這一項(xiàng)，就加大了管理工作的難度。但是，除了書稿之外，出版社的資料檔案還包括人事檔案、質(zhì)量抽檢材料、庫(kù)房資料等材料。隨著出版行業(yè)的發(fā)展，出版社出版的圖書日益增多，而且增長(zhǎng)速度極快，甚至有的出版社達(dá)到了每年新增四十多萬卷的程度。

3.管理工作不到位

根據(jù)規(guī)定，出版社的檔案管理工作需要其領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)開展監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，各地新聞出版局是每個(gè)地區(qū)出版社的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，理應(yīng)對(duì)當(dāng)?shù)爻霭嫔绲臋n案管理工作采取相應(yīng)措施。然而，大多數(shù)新聞出版局沒有履行自己的義務(wù)，對(duì)出版社的檔案管理工作關(guān)注度不足，監(jiān)管不到位。

三、出版社檔案管理工作的改革措施

1.健全檔案管理人員隊(duì)伍

首先，出版社應(yīng)開展招聘工作，增加工作人員的數(shù)量，按照規(guī)定配給各部門相應(yīng)的人員數(shù)量，保證每個(gè)部門都具備三名以上的檔案管理人員；其次，出版社應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的交流與合作，可在各個(gè)部門的檔案管理人員中選出代表進(jìn)行部門間的交接與合作。由于出版社的檔案管理工作需要按照收集整理、立卷、歸檔管理、移交的順序進(jìn)行，所以需要依靠編輯室、主編室以及檔案室共同合作完成。出版社只有重視并促進(jìn)各部門之間的溝通，才能保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.運(yùn)用信息化檔案管理制度

出版社應(yīng)盡可能地把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便開展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用紙質(zhì)稿件和資料，來完成圖書的出版工作，所以存有大量的紙質(zhì)的檔案。這些紙質(zhì)檔案不易保存，容易缺失，且查閱難度大。然而，電子檔案比紙質(zhì)資料更加便捷，不管是在保存方面，還是在查找方面。鑒于此，出版社可以建立相應(yīng)的信息化檔案管理制度，轉(zhuǎn)變資料的保存和管理形式。

在建立信息化的檔案管理制度后，出版社要在各個(gè)環(huán)節(jié)上安排相應(yīng)的工作人員。如在存儲(chǔ)時(shí)，出版社可以派專人負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)和整合，以避免資料存儲(chǔ)的重復(fù)或缺失。

3.加強(qiáng)出版社檔案管理工作的監(jiān)管力度

篇（4）

所謂的人事檔案，是單位職工信息的重要載體，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及成長(zhǎng)過程的真實(shí)寫照，也是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)，既能反映出職工的經(jīng)歷、學(xué)理和技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。有效的人事檔案管理有利于單位內(nèi)部的人力資源開發(fā)，有利于優(yōu)化單位內(nèi)部的管理制度，在整個(gè)單位的發(fā)展以及個(gè)人信息的保管上起著至關(guān)重要的作用。所以，必須管好、用好人事檔案，以優(yōu)化單位管理機(jī)制，促進(jìn)單位管理建設(shè)工作正常發(fā)展。

一、人事檔案管理中存在的問題

人事檔案只是人才信息的重要載體，是人力資源的主要信息來源，其本身不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，致使多數(shù)單位管理者忽視了人事檔案管理的重要性，從而出現(xiàn)了一系列問題。主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）缺乏科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)

企事業(yè)單位管理者的管理理念是影響單位管理效率以及業(yè)績(jī)的重要因素，目前多數(shù)單位管理者對(duì)人事檔案管理缺乏科學(xué)性和合理性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管性的事務(wù)工作，只要將檔案資料管理好，保證其在有效的期限內(nèi)不丟失、能應(yīng)付外調(diào)以及查檔等就行了，完全忽視了檔案管理對(duì)于人力資源開發(fā)的重要性?，F(xiàn)實(shí)中還存在部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是檔案部門的事，與自己無關(guān)，對(duì)單位內(nèi)部的檔案管理工作不聞不問。甚至有單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為無需單獨(dú)設(shè)立人事檔案管理部門，兼由其他部門代管。

由于企事業(yè)單位內(nèi)部管理者缺乏科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，致使單位的人事檔案管理工作往往得不到重視，在單位的議事日程里很難發(fā)現(xiàn)有關(guān)于人事檔案管理工作的。這種對(duì)檔案管理的不重視、不研究、不安排，使得檔案管理上的許多問題得不到有效解決，更談不上檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化了。這在很大程度上影響了單位的整體業(yè)績(jī)，不利于單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）缺乏有效的人事檔案管理機(jī)制

在我國(guó)傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度下，沒有形成科學(xué)合理的管理機(jī)制，其中嚴(yán)格規(guī)定“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這一規(guī)定長(zhǎng)期生效并延伸到其他人事檔案管理工作中，使得人事檔案資料得不到及時(shí)補(bǔ)充存檔和修正，這種傳統(tǒng)型的人事檔案管理機(jī)制不適應(yīng)現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下單位發(fā)展的趨勢(shì)，嚴(yán)重影響著單位內(nèi)部的人才流動(dòng)，也是當(dāng)前大量“棄檔族”存在的重要原因。

人事檔案管理本身具有嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和唯一性的特征，但是目前這種傳統(tǒng)落后的人事檔案管理機(jī)制使得部分職工因跳槽受到原單位扣留檔案不放人，他們?yōu)榱嗽倬蜆I(yè)不得不偽造虛假檔案，如干部履歷、工齡、入黨材料、畢業(yè)證書等。甚至有個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員，利用職權(quán)和工作之便，通過偽造檔案打擊報(bào)復(fù)職員，嚴(yán)重影響了他們正常的工作和生活，帶來一定的人身傷害。

二、人事檔案管理的措施與方法

（一）提高管理者的認(rèn)識(shí)水平和自身素質(zhì)

檔案管理者自身的素質(zhì)是決定管理者認(rèn)識(shí)水平的主要因素，而管理者對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)水平是做好檔案管理工作的重要保證，所以要想做好檔案管理工作，首先需要提高管理者的認(rèn)識(shí)水平和自身素質(zhì)。只有單位管理者高度重視人事檔案管理工作，才能保證管理工作在資金、設(shè)備以及人員方面得到有效的支持，從而推動(dòng)檔案管理工作插著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向進(jìn)展。這就需要從多方面入手，以切實(shí)提高管理者的認(rèn)識(shí)水平和自身素質(zhì)。

一方面，單位可以通過定期開展專題講座、板報(bào)宣傳等方式，在潛移默化中提高管理者的認(rèn)識(shí)水平，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于人力資源流動(dòng)的重要性。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容納入日常會(huì)議議程，建立專業(yè)的檔案管理工作小組，定期檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理工作，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，提高檔案管理工作的效率。另一方面，不斷提高自身的政治素養(yǎng)與專業(yè)水平知識(shí)，在檔案管理的過程中，堅(jiān)持工作原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守管理機(jī)制、保守他人秘密，在信息資料的整理與封裝時(shí)，盡可能減少人為的失誤，保證資料的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，管理者可以通過自學(xué)或參加專業(yè)培訓(xùn)不斷充實(shí)自己，提高自己的專業(yè)管理水平，從而不斷提高工作效率和檔案管理質(zhì)量。

（二）建立健全人事檔案管理機(jī)制

健全的人事檔案管理機(jī)制是提高人事檔案管理工作效率的重要保障，它可以

使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。建立健全人事檔案管理機(jī)制可以從對(duì)內(nèi)管理機(jī)制和對(duì)外管理機(jī)制兩個(gè)方面入手：

一方面，優(yōu)化調(diào)整單位內(nèi)部管理章程，如明確人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，做好資料的保密措施，減少因人為因素造成資料泄密的可能，從而有效保證檔案的安全性。另一方面，建立開放型的人事檔案管理模式，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)日益興起的當(dāng)今社會(huì)，單位對(duì)人才質(zhì)量和數(shù)量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于促進(jìn)人才的流動(dòng)以及人事檔案管理的規(guī)范化、社會(huì)化和現(xiàn)代化。

結(jié)束語：綜合上文，人事檔案管理在整個(gè)單位管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，對(duì)單位人力資源的流動(dòng)產(chǎn)生重要影響。管理者對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)以及單位內(nèi)部缺乏有效的管理機(jī)制已嚴(yán)重影響了單位的正常運(yùn)營(yíng)，只有不斷提高管理者的認(rèn)識(shí)水平和自身素質(zhì)、建立健全人事檔案管理機(jī)制，才能促進(jìn)人力資源的有效流動(dòng)。相信在相關(guān)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的共同努力下，我國(guó)的人事檔案管理工作將會(huì)不斷適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王云慶，李曉麗，武丹. 關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J]. 中國(guó)人力資源開發(fā). 2007（04）

篇（5）

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對(duì)會(huì)計(jì)檔案也愈加關(guān)注，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也更高。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實(shí)認(rèn)識(shí)到其重要性，并且在會(huì)計(jì)檔案管理方面也取得了很大的進(jìn)步，但是和發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會(huì)計(jì)檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)提高檔案管理水平。

一、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的主要問題

1、會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度欠缺

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步，但是，不同單位之間會(huì)計(jì)檔案管理水平各不相同。有些單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會(huì)計(jì)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會(huì)計(jì)檔案歸檔、保管制度并不完善，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進(jìn)行檔案查閱時(shí)，很難較為快速的找到，這也導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理效率低下，給會(huì)計(jì)檔案管理造成了一定困擾。

2、領(lǐng)導(dǎo)缺乏會(huì)計(jì)檔案意識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠

長(zhǎng)期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，主觀的認(rèn)為，會(huì)計(jì)工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會(huì)計(jì)檔案這個(gè)重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)本身會(huì)計(jì)檔案意識(shí)較弱，直接導(dǎo)致了單位的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)工作存在嚴(yán)重脫節(jié)。

3、會(huì)計(jì)檔案信息化程度較低

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)科技社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時(shí)俱進(jìn)，那么很容易被淘汰。在以往會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，往往采取人工管理的辦法，不但浪費(fèi)人力資源并且效率低下，這也直接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會(huì)計(jì)檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會(huì)計(jì)檔案管理需要。[2]

4、會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)較差

單位想要提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲(chǔ)備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認(rèn)識(shí)到人才的重要性，會(huì)計(jì)檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系?，F(xiàn)在很多單位的會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)較差，給會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了嚴(yán)重影響。會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識(shí)較差、專業(yè)技能嚴(yán)重欠缺;另一方面是保密意識(shí)較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。

5、會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范

由于受到歷史因素影響，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機(jī)會(huì)接受培訓(xùn)，這種情況下的會(huì)計(jì)檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)水平低下，也直接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案基本業(yè)務(wù)能力較差。在會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時(shí)不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細(xì)，甚至沒有目錄的情況。[3]在會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施

1、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

首先應(yīng)該建章立制。單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實(shí)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。與此同時(shí)，單位還應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會(huì)計(jì)檔案管理體系，在日常會(huì)計(jì)檔案管理過程中必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應(yīng)該重視經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷的對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理體系進(jìn)行完善。[4]

2、提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度

單位想要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，就必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會(huì)計(jì)檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會(huì)計(jì)工作的步伐。

3、建立信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化

現(xiàn)時(shí)，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機(jī)會(huì)必須做到與時(shí)俱進(jìn)。單位應(yīng)該建立信息化會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強(qiáng)和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供良好的平臺(tái)。

4、做好培訓(xùn)工作，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

各單位應(yīng)該給會(huì)計(jì)檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，強(qiáng)化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓(xùn)常規(guī)化和制度化。單位應(yīng)該定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，將專家授課、學(xué)習(xí)觀摩以及專業(yè)技能培訓(xùn)等手段運(yùn)用進(jìn)來，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識(shí)。此外，還必須重視加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對(duì)檔案工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范。[5]

5、推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化

會(huì)計(jì)檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項(xiàng)入手。首先，單位應(yīng)該組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)觀摩檔案規(guī)范達(dá)標(biāo)的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和模式，從而做好本單位的會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理;其次，應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)照排除，找出自身存在的問題，并在實(shí)踐的過程中改進(jìn)不足;最后，還應(yīng)該聘請(qǐng)相關(guān)專家來單位指導(dǎo)，找到會(huì)計(jì)檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會(huì)計(jì)管理人員則應(yīng)該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應(yīng)該設(shè)置專門的檔案室，并進(jìn)行防火警報(bào)器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報(bào)警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也加大了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實(shí)踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 張愛鳳.淺談深化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2013（06）12-13.

[2] 俞峰.淺談電算化會(huì)計(jì)檔案管理中的問題和對(duì)策措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2010（10）78.

篇（6）

1.1 人力資源的配置

人力資源檔案管理最主要的服務(wù)目的就是根據(jù)人力資源管理的要求，對(duì)人力資源中制定的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)配備合適的人員。這就要求，人力資源檔案管理工作必須掌握企業(yè)中全部人員的情況，并根據(jù)企業(yè)不同時(shí)期的需求，能夠配備相應(yīng)的人才[1]。

1.2 人力資源的開發(fā)利用

人力資源的開發(fā)和利用是建立在對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能的基礎(chǔ)之上的，因此，要注重對(duì)新型人才的接納和培養(yǎng)，將先進(jìn)的管理理念及管理的技能傳授給企業(yè)的管理人員，使他們的管理技能能夠與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源的最大化的利用。

1.3 人力資源的定期評(píng)估

企業(yè)要根據(jù)人員的表現(xiàn)及業(yè)績(jī)大小，進(jìn)行相應(yīng)的崗位調(diào)整。新形勢(shì)下，對(duì)人力資源的定期評(píng)估，是一種對(duì)工作人員積極性肯定的表現(xiàn)。

2 新形勢(shì)下人力資源檔案管理存在的問題

2.1 人力資源檔案管理意識(shí)比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)，這種意識(shí)的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠?qū)n案管理工作充足的認(rèn)識(shí)，在他們的思想意識(shí)里，檔案管理只是對(duì)個(gè)人的經(jīng)歷進(jìn)行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費(fèi)特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢(shì)下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動(dòng)而且對(duì)單位生產(chǎn)力的提高也有這至關(guān)重要的作用，因此，在新形勢(shì)下，加強(qiáng)管理人員對(duì)人力資源檔案管理的重視程度十分的必要[2]。

2.2 人力資源檔案管理工作效率較低

人力資源檔案管理工作是指對(duì)檔案的收集、保存和檔案的調(diào)用等。目前在檔案管理工作中缺乏一個(gè)相對(duì)成熟的體系對(duì)檔案管理步驟進(jìn)行簡(jiǎn)化。與此同時(shí)，這種體系的缺乏導(dǎo)致收集的資料不能夠得到很好的發(fā)揮，檔案的利用率得不到提高。

2.3 人力資源檔案管理工作硬件設(shè)備的缺乏

在人力資源檔案管理工作普遍存在硬件設(shè)備缺乏的現(xiàn)象，這也是檔案管理工作質(zhì)量得不到提高的主要原因。在很多企業(yè)里，檔案管理工作形同虛設(shè)，沒有起到相應(yīng)的工作職能，這些問題已經(jīng)影響到了人力資源檔案管理工作的質(zhì)量。目前，有很多企業(yè)的人力資源管理工作設(shè)施不完善，因此檔案管理工作有明顯的的缺陷。

2.4 檔案管理體系不健全

人力資源信息難以收集已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理體系不能夠健全及完善的主要因素。各個(gè)行業(yè)之間沒有關(guān)于人力資源檔案歸檔的明確規(guī)定，因此，歸檔的標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到統(tǒng)一，致使很多檔案不知道要?dú)w到哪個(gè)行當(dāng)。

3 新形勢(shì)下人力資源檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 建立并完善人力資源檔案管理制度

建立人力資源檔案管理制度是人力資管檔案管理工作中最重要的一個(gè)部分。要建立檔案管理制度就需要：第一要在企業(yè)內(nèi)部建立正確的人力資源工作的管理制度，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性的前提，只有建立正確的檔案管理制度，就能避免工作人員在檔案管理中出現(xiàn)的怠工現(xiàn)象及工作不認(rèn)真的現(xiàn)象，有利于提高人力資源檔案的整體管理水平。第二，健全的檔案管理制度，能夠促進(jìn)人類資源相關(guān)人員的工作質(zhì)量，第三，人力資源檔案管理制度是建立在公平性的基礎(chǔ)之上，企業(yè)內(nèi)所有的人員都必須遵守檔案管理制度，并且能夠在制度的規(guī)定下保質(zhì)保量的完成相應(yīng)的檔案管理工作，第四，人力資源管理制度的實(shí)施必須要嚴(yán)格，而且制度中對(duì)獎(jiǎng)罰的規(guī)定要明確，能夠充分體現(xiàn)出檔案管理制度的嚴(yán)肅性。

3.2 加快檔案管理的信息化的建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，在人力資源檔案管理中也要加快對(duì)信息化的建設(shè)速度，具體就是要采用信息化的檔案管理模式，加快電子檔案的普及應(yīng)用，這是在根本上提高檔案管理效率的有效方法。電子檔案在提升檔案的管理方面，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，有很大的優(yōu)勢(shì)，比如在傳統(tǒng)檔案中會(huì)存在檔案隨著時(shí)間的增加會(huì)有磨損或者丟失的問題，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久性保存，但是電子檔案就有效的避免了以上的問題，實(shí)現(xiàn)了檔案的永久性保存。而且，單子檔案管理方法具有智能化及科技化，而且，隨著電子檔案的推廣，能夠有效的促進(jìn)檔案管理的流程的簡(jiǎn)化，減少了檔案管理人員的相關(guān)工作強(qiáng)度。

3.3 對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提高

篇（7）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

工程檔案管理存在的問題

1 檔案意識(shí)淡薄

目前存在施工企業(yè)，對(duì)工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識(shí)。工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業(yè)技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知業(yè)主或上級(jí)要來檢查，就搞突擊、補(bǔ)資料，臨時(shí)抱“佛腳”；有的單位對(duì)檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對(duì)其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。

2.人員設(shè)備不足

這是一個(gè)較為普遍存在的問題?，F(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個(gè)層次，一是集團(tuán)公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項(xiàng)目資料室。就前兩個(gè)層次來講，目前的問題是人員較少，庫(kù)房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因?yàn)闄n案無庫(kù)房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)是“退役”的，管理軟件落后，運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢，不利于工作的開展。對(duì)工程項(xiàng)目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少檔案管理知識(shí)的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動(dòng)，個(gè)人保管不善等多種原因，有時(shí)寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上?。

3.歸檔時(shí)間滯后

對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個(gè)部分，一是工程項(xiàng)目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項(xiàng)目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）業(yè)主移交，移交內(nèi)容按歸檔范圍進(jìn)行；三是工程項(xiàng)目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門。按規(guī)定時(shí)限，一般工程在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)、綜合性大型工程在6個(gè)月內(nèi)，必須按規(guī)定向有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)移交?，F(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對(duì)較好，而向集團(tuán)公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時(shí)有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競(jìng)爭(zhēng)能力，不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

4.檔案質(zhì)量欠佳

按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補(bǔ)，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求?？赡壳暗膶?shí)際情況是，離規(guī)定尚有相當(dāng)大的差距。有的項(xiàng)目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時(shí);對(duì)竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件;個(gè)別項(xiàng)目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。

二、處理措施

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理

要搞好工程檔案工作，必須充分認(rèn)識(shí)工程檔案的作用，尤其是要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到工程檔案是國(guó)家基本建設(shè)項(xiàng)目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備，是國(guó)家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實(shí)施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源，也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備

為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能保證檔案資料安全的庫(kù)房和設(shè)備;庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。

要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個(gè)從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)檔案人員不能臨時(shí)指派、隨意調(diào)動(dòng)。如要變動(dòng)，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出

的是，相當(dāng)一部份工程項(xiàng)目無專職檔案管理人員，不能及時(shí)收集、整理檔案資料，應(yīng)該盡快改變這種狀況。

大中型項(xiàng)目由于工程量大，資料數(shù)量多，施工時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，擬配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)或工程例會(huì)，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗(yàn)收，使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。

3.采取措施，提高檔案人員素質(zhì)

檔案人員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識(shí)為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識(shí)，如應(yīng)熟悉國(guó)家和相關(guān)省、市檔案工

作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法;熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等等。因此，對(duì)從事工程檔案工作的人員，必須選用適當(dāng)，進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。

同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員責(zé)任心、事業(yè)心的教育，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)、交流、觀摩、討論、搞知識(shí)競(jìng)賽、單位間互相走訪學(xué)習(xí)等方法提高業(yè)務(wù)水平，提高檔案人員素質(zhì)。

4.規(guī)范管理，進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度

近十年來，國(guó)家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。

但就施工企業(yè)內(nèi)部來講，雖對(duì)檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì)，例如，有的企業(yè)對(duì)內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內(nèi)容、時(shí)間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級(jí)管理、科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺(tái)工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行。

5.嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督

篇（8）

1.疾病預(yù)防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺

檔案管理人員的職業(yè)道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時(shí)所應(yīng)遵循的行為規(guī)范和必備的品德的總和，是調(diào)節(jié)檔案管理人員與他人、社會(huì)等關(guān)系時(shí)所必須遵守的基本道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則，以及在此基礎(chǔ)上所表現(xiàn)出來的道德觀念、情操和品質(zhì)。它是一般社會(huì)道德在檔案管理職業(yè)中的特殊體現(xiàn)。

第一，檔案管理人員職業(yè)道德對(duì)檔案管理人員工作有促進(jìn)作用，檔案管理人員的職業(yè)道德能夠通過激發(fā)動(dòng)力、評(píng)價(jià)優(yōu)劣、調(diào)節(jié)行為來處理和調(diào)節(jié)各種利益關(guān)系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業(yè)道德對(duì)檔案管理人員的素養(yǎng)有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和道德水平，加強(qiáng)自身修養(yǎng)是檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的重要內(nèi)容和應(yīng)有要求。在檔案人員自身的修養(yǎng)過程中，職業(yè)道德具有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。在此認(rèn)識(shí)下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業(yè)道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識(shí)、工作行為方面，思想意識(shí)方面主要包括對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同度不高，職業(yè)成就感不強(qiáng)，工作態(tài)度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案存儲(chǔ)過程中的分類有欠妥當(dāng)?shù)鹊?。這些問題的存在不僅會(huì)危害檔案管理人員自身的事業(yè)發(fā)展，而且不利于疾病預(yù)防控制中心的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，更不利于國(guó)家單位的形象建設(shè)。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的世紀(jì)，全社會(huì)都處在信息化發(fā)展之中，信息化不僅遍布整個(gè)國(guó)家的發(fā)展全局，而且與每個(gè)人的日常生活息息相關(guān)。當(dāng)然，疾病預(yù)防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲(chǔ)雖然應(yīng)該繼續(xù)存在，但是信息化的檔案管理也應(yīng)該獲得快速發(fā)展，疾病預(yù)防檔案管理應(yīng)該建立一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)管理數(shù)據(jù)庫(kù)不僅可以為疾病預(yù)防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現(xiàn)今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發(fā)展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發(fā)展之中，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識(shí)還有些薄弱。管理人員的意識(shí)薄弱一方面是信息化自身的發(fā)展水平?jīng)Q定的，一方面是傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)現(xiàn)今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時(shí)地轉(zhuǎn)變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)階段的發(fā)展，而且對(duì)未來的可持續(xù)發(fā)展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規(guī)矩不能成方圓，制度是一個(gè)組織內(nèi)大家共同遵守的行為規(guī)范，它不僅可以保證組織的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，還是達(dá)成組織目標(biāo)的可靠保證，也是實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規(guī)范，它可以保障疾病預(yù)防控制中心的與檔案管理的正常運(yùn)行，還可以保證檔案管理人員一起達(dá)成工作目標(biāo)，更可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關(guān)鍵在于執(zhí)行，得不到很好執(zhí)行的制度是沒有價(jià)值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執(zhí)行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預(yù)防檔案管理中的應(yīng)對(duì)措施

2.1加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德的提升

針對(duì)上文提出的檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺的問題，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德的提升，可以從思想教育方面著手進(jìn)行，內(nèi)容包括對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同、熱情與事業(yè)感、檔案管理所必備的服務(wù)意識(shí)、對(duì)檔案管理制度自覺地遵循、轉(zhuǎn)變檔案管理模式的意識(shí)等等，方式包括系統(tǒng)的培訓(xùn)、邀請(qǐng)相關(guān)的專家進(jìn)行講座、檔案管理知識(shí)競(jìng)賽等等。從哲學(xué)意義上來說，意識(shí)對(duì)實(shí)踐具有雙重作用，一方面積極的意識(shí)對(duì)事物的發(fā)展有促進(jìn)作用；另一方面消極的意識(shí)對(duì)事物的發(fā)展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養(yǎng)成積極的工作意識(shí)有利于促進(jìn)其工作積極性與工作實(shí)踐。除了思想教育層面，還可以從實(shí)際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或表彰表?yè)P(yáng)、組織一些與檔案管理相關(guān)的集體活動(dòng)促進(jìn)管理人員的事業(yè)認(rèn)同感與成就感等等。兩者的結(jié)合可以更加全面地促進(jìn)檔案管理人員職業(yè)道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識(shí)，將檔案管理人員思想意識(shí)中的傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行快速而正確的轉(zhuǎn)變，只有檔案管理人員成功轉(zhuǎn)變了信息化管理理念，后續(xù)的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預(yù)防控制中心需要引進(jìn)一批專業(yè)的科技人才，或者長(zhǎng)期性的服務(wù)于檔案管理工作，或者對(duì)目前在崗位的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)的培訓(xùn)。引進(jìn)專業(yè)的科技人才不僅可以將科學(xué)技術(shù)成功引進(jìn)檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點(diǎn)，為疾病預(yù)防控制中心其他的信息化發(fā)展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對(duì)檔案管理的設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)化的升級(jí)，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強(qiáng)完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預(yù)防控制中心加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調(diào)查工作，調(diào)查對(duì)象不僅要包括高層領(lǐng)導(dǎo)與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會(huì)被真正的遵守與執(zhí)行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預(yù)防控制中心本著長(zhǎng)期的發(fā)展理念不斷地對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新與“新陳代謝”，及時(shí)的淘汰不符合實(shí)際情況與時(shí)展要求的制度條例。

檔案管理制度的執(zhí)行，要進(jìn)一步完善監(jiān)督體系，促進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業(yè)務(wù)技能

篇（9）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)結(jié)構(gòu)迅速發(fā)展和變化，社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來說，隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)正在逐步邁向一個(gè)全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，檔案的利用價(jià)值也逐漸被凸現(xiàn)出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。

1 電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而推動(dòng)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

2 我國(guó)目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1 電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視

很多電力企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來簡(jiǎn)直是微不足道。正式由于高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2.2 電力企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)

很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價(jià)值的資料倒是被長(zhǎng)期保存了起來，不僅不能推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還會(huì)在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。

2.3 電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后

在新形勢(shì)下，電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對(duì)滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專注于此項(xiàng)研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問題呢？1）電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題。2）電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問題。3）國(guó)家、社會(huì)對(duì)有保存價(jià)值的檔案的鑒定問題。4）電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實(shí)都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實(shí)踐中逐步摸索，逐步解決。

2.4 電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。

其滯后性主要體現(xiàn)在2點(diǎn)。1）管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙。

那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢？1）個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，這樣就導(dǎo)致了對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。2）企業(yè)檔案信息化其實(shí)是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。3）電力企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的企業(yè)花費(fèi)了大量的成本來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。5）電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

3 強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理的措施

3.1 嚴(yán)格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度

電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。

3.2 爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

其實(shí)，電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實(shí)際工作的開展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在新形勢(shì)下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。要對(duì)他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來提高檔案工作人員的素質(zhì)呢？其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是一個(gè)較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)合起來，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個(gè)有效途徑。通過招聘那些懂法律、會(huì)外語、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。

4 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭(zhēng)取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進(jìn)而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵(lì)其全面開展檔案信息化建設(shè)。而對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的方式。

5 要切實(shí)做好電力企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作

電力企業(yè)要積極按照國(guó)家關(guān)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對(duì)于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴(yán)密的安全措施，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的完整性。

參考文獻(xiàn)：

［1］姜志祥，李春妍.運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法提高安全管理水平［j］.化工勞動(dòng)保護(hù).

篇（10）

檔案部門負(fù)責(zé)全公司的型號(hào)產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營(yíng)管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動(dòng)產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個(gè)門類，分別有文書檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門分別負(fù)責(zé)本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的預(yù)立卷，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。

檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計(jì)等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下運(yùn)行，有檔案部門系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。

二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問題

（一）對(duì)預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)很靈活實(shí)用，經(jīng)過3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門仍有不會(huì)使用的現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯(cuò)誤的情況，案卷順序顛倒時(shí)不會(huì)調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯(cuò)誤也不會(huì)調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會(huì)用，也不會(huì)通過系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。

（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對(duì)著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識(shí)，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過于冗長(zhǎng)、不適當(dāng)省略等問題常見。以一臺(tái)設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批、招投標(biāo)資料、隨機(jī)資料和安裝調(diào)試驗(yàn)收資料，但在組卷時(shí)資料員是按收集的順序，將資料裝入多個(gè)檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個(gè)案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。

（三）重點(diǎn)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價(jià)值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。

（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實(shí)行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，沒有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。

三、具體解決措施

（一）預(yù)立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時(shí)或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門根據(jù)國(guó)家檔案局、航天集團(tuán)檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對(duì)預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實(shí)施情況按類別收集分類文件，及時(shí)在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。

檔案歸檔時(shí)間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對(duì)新建廠房和改擴(kuò)建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計(jì)階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對(duì)照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁(yè)）（上接第127頁(yè)）檔范圍進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機(jī)聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請(qǐng)檔案部門對(duì)所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過程對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。

（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門全部配有聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但針對(duì)有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。

（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門要不定期對(duì)預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。

（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時(shí)檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門的檔案著錄時(shí)按照國(guó)家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。

篇（11）

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理問題分析

1.檔案管理體系不完善

當(dāng)前，醫(yī)院的規(guī)章制度與崗位職責(zé)相對(duì)健全，但是，與檔案管理相關(guān)的制度與職責(zé)卻不常見，而且缺乏檢查考核的有效措施，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的職能并不明確。而醫(yī)院也不存在檔案質(zhì)控小組，所以，檔案的質(zhì)量無法得到保證。最關(guān)鍵的是，檔案科室的督導(dǎo)管理工作存在問題。

2.檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性較差

醫(yī)院檔案管理工作人員經(jīng)常身兼多職，所以，并不具備充足時(shí)間開展檔案管理工作。因而，大部分檔案管理人員都使非檔案專業(yè)，其自身的專業(yè)素質(zhì)與理論水平都不高，對(duì)檔案工作的質(zhì)量與效率產(chǎn)生了直接的影響[1]。而醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)容更偏向于對(duì)醫(yī)療技術(shù)工作人員素質(zhì)的提升，因此，大部分檔案管理工作人員管理能力薄弱，難以符合時(shí)展需求。

3.檔案管理的信息化程度低

檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)需要有計(jì)算機(jī)作為保障，而這也是現(xiàn)代化管理工作的重要途徑。當(dāng)前，已經(jīng)有部分醫(yī)療單位實(shí)現(xiàn)了電子檔案的使用，但是，在軟件設(shè)計(jì)和開發(fā)方面并沒有檔案管理工作人員的參與，導(dǎo)致軟件難以滿足檔案管理工作的專業(yè)要求，無法充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，而是影響了電子信息的利用效果。

二、應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案管理問題的具體措施

1.建立并健全檔案管理體系

開展檔案工作的主要目的就是為了不斷強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)知，并且采取多樣化的手段以保證領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作更高的重視，。其中，檔案工作所反映的信息內(nèi)容能夠?yàn)獒t(yī)院中心工作提供保障，更好地采取配合措施，進(jìn)而為醫(yī)院的改革與建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)[2]。對(duì)醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的不斷完善，能夠明確地劃分領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任與檔案工作人員自身崗位職責(zé)，更好地監(jiān)督檔案工作人員檔案收集與整理等多方面工作。與此同時(shí)，能夠?qū)⑨t(yī)院中心工作作為重點(diǎn)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供服務(wù)，同樣為醫(yī)務(wù)工作人員提供教學(xué)與醫(yī)療等方面的服務(wù)。

2.全面培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案管理的水平產(chǎn)生直接的影響，所以，為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，就需要不斷增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。在開展專業(yè)培訓(xùn)與繼續(xù)教育的基礎(chǔ)上，為其提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以保證全面增強(qiáng)業(yè)務(wù)與知識(shí)水平，把檔案工作人員的培養(yǎng)工作納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)容當(dāng)中。另外，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作與業(yè)務(wù)的發(fā)展進(jìn)行全面總結(jié)，以更好地促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量與效果提升。與此同時(shí)，檔案管理工作人員需要對(duì)自身業(yè)務(wù)進(jìn)行全面培養(yǎng)，并在工作和學(xué)習(xí)方面秉承負(fù)責(zé)態(tài)度，更好地為醫(yī)院活動(dòng)提供服務(wù)，同樣也能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作和醫(yī)學(xué)科研及管理工作的有機(jī)結(jié)合，在臨床醫(yī)療與教學(xué)方面提供相應(yīng)的服務(wù)[3]。最后，一定要全面創(chuàng)新意識(shí)并進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，使檔案管理工作人員自身的專業(yè)能力得以提升，可以在短時(shí)間內(nèi)接受新的事物與知識(shí)。

3.積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式

醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)全面增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提供主動(dòng)服務(wù)，更好地為醫(yī)院以及醫(yī)院工作人員提供高質(zhì)量服務(wù)。與此同時(shí)，需要將傳統(tǒng)檔案管理工作重視管理忽視檔案利用這一思想觀念進(jìn)行有效地轉(zhuǎn)變，使得檔案服務(wù)方式更加主動(dòng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)的轉(zhuǎn)變。另外，應(yīng)當(dāng)將信息融入到流通軌道當(dāng)中，對(duì)醫(yī)院檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深入分析與比較，確保開發(fā)與利用的效果理想。這樣一來，檔案工作就可以與社會(huì)發(fā)展需求更貼合，與醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)需求相吻合。

4.進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的信息化與數(shù)字化