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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案； 創(chuàng)新； 水平； 管理

【中圖分類號】

R181.3+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）08-0303-02

醫(yī)院的檔案管理能夠真實的反映醫(yī)院的實踐活動，是醫(yī)院在發(fā)展的過程中積累下來的寶貴財富，主要以文件材料的形式存在于醫(yī)院專門的檔案管理系統(tǒng)中。加強(qiáng)對醫(yī)院的檔案信息資源的管理，不僅對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，而且對記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史有著重要的意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深化，及時的抓住醫(yī)院發(fā)展的機(jī)遇，做好醫(yī)院的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息資源的價值，從而提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平。

1 醫(yī)院檔案管理的概念及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

1.1 醫(yī)院檔案管理的概念：

醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的業(yè)務(wù)實踐活動和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對醫(yī)院改革和發(fā)展歷程的真實回顧，也是對醫(yī)院的業(yè)務(wù)實踐活動的真實回顧。

1.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義：

在醫(yī)院的整個管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的地位，檔案管理承載著醫(yī)院大量的實踐活動和科研成果，具有很強(qiáng)的資證作用。對醫(yī)院的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和存儲，能夠為醫(yī)院的管理和發(fā)展提供重要的信息價值和工具價值。完整準(zhǔn)確的檔案信息更加為提高醫(yī)療服務(wù)和科研以及教學(xué)工作的開展等提供了便利，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理對提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案認(rèn)識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足：

醫(yī)院的很多工作人員對檔案管理的認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理無關(guān)緊要，醫(yī)院發(fā)展最重要的還是要不斷地提高業(yè)務(wù)水平。其中以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部為例，他們對醫(yī)院的檔案管理意識較為淡薄，認(rèn)為檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中無關(guān)緊要。這顯然是對檔案管理在醫(yī)院工作的重要性和必要性認(rèn)識不足，因此醫(yī)院的檔案信息資源利用率低。

2.2 檔案管理制度不健全，對其檢查監(jiān)督?jīng)]有落實：

目前為止許多的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后。現(xiàn)實中許多的醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院會按照衛(wèi)生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關(guān)工作職責(zé)，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責(zé)很少。反映出的是目前的醫(yī)院檔案管理還沒有建立一套完整的科學(xué)和統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。而且更為嚴(yán)重的是沒有將醫(yī)院的檔案管理納入到醫(yī)院的管理目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊：

目前，醫(yī)院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理技術(shù)，而且素質(zhì)表現(xiàn)普遍較低，在理論知識和專業(yè)技術(shù)等方面也是參差不齊，離著現(xiàn)代化科學(xué)管理的目標(biāo)還有很大的差距。檔案管理人員的數(shù)量缺乏，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)，對檔案業(yè)務(wù)的熟知度較低，學(xué)歷不高，知識結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代化知識缺乏等都不利于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，而且有可能會阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員的素質(zhì)對提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)知識水平納入到醫(yī)院的培訓(xùn)發(fā)展計劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時代的步伐，使其為醫(yī)療衛(wèi)生、科研和教學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：

檔案管理水平不高主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準(zhǔn)確。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檢索信息時才能更加的迅速、便捷和準(zhǔn)確。但是傳統(tǒng)的手工記錄和整理的方式，在進(jìn)行信息檢索時很費(fèi)時費(fèi)力，檔案資源利用效率較低。

3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平

3.1 管理環(huán)境創(chuàng)新：

管理環(huán)境的創(chuàng)新需要做到以下兩點(diǎn)：

3.1.1 更新觀念，實現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化： 樹立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院檔案資源的有效利用和科研以及教學(xué)的創(chuàng)新發(fā)展。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。為此檔案管理人員應(yīng)該更加努力的去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的管理理念，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工型的檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案信息資源的價值和優(yōu)勢。為此，一方面檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的管理理念，提高自身素質(zhì)和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫(yī)務(wù)人員也應(yīng)該加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識，重視對檔案管理人員的技能和理念的培訓(xùn)。

3.1.2 加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化：

傳統(tǒng)的檔案管理屬于純手工型，費(fèi)時費(fèi)力，效率低下，很難滿足現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，在現(xiàn)代化管理理念的影響下，應(yīng)該為醫(yī)院的檔案管理投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的電子化和自動化管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的軟件，并且對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握計算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理的水平。

3.2 管理制度創(chuàng)新：

建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范管理。建立完善的規(guī)章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續(xù)性的發(fā)展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對檔案管理工作的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，檔案管理兼職人員的責(zé)任落實到每一個人等，可以有效的規(guī)范檔案管理工作。

3.3 服務(wù)工作的創(chuàng)新：

醫(yī)院檔案管理工作開展的最終目的是利用和挖掘其中的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值，從而實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的轉(zhuǎn)變。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該提高工作的主動性和積極性，拓寬服務(wù)范圍，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，及時完整的收集和整理各給信息，豐富醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

實現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，一方面創(chuàng)新檔案信息加工服務(wù)。隨著社會的發(fā)展，對檔案的歷史和經(jīng)濟(jì)等主題性需求越來越多。檔案工作部門應(yīng)該根據(jù)利用者的不同需求，對已經(jīng)占有的檔案資源進(jìn)行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實；另一方面創(chuàng)新提供現(xiàn)行文件的閱讀服務(wù)。檔案館建立現(xiàn)行的文件閱讀服務(wù)能夠有效的推動檔案資源的共享。

4 總結(jié)

隨著計算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法費(fèi)時費(fèi)力，效率低下，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的管理環(huán)境。只有創(chuàng)新，才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，從而更好的為醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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1檔案管理科學(xué)化水平提高的意義

檔案管理工作科學(xué)化水平的提高是隨著信息化發(fā)展而催生出的一個課題?？茖W(xué)技術(shù)水平的不斷提高對檔案管理工作提出了新的更高要求。檔案管理的傳統(tǒng)模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的日常要求，在創(chuàng)新并完善當(dāng)前的檔案管理模式的同時，還要對檔案收集、收藏和傳播等不同流程進(jìn)行全面優(yōu)化，才能使檔案管理的科學(xué)化目標(biāo)得以早日實現(xiàn)。

檔案管理工作的科學(xué)化水平提高是檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要途徑。日常的檔案管理中，由于檔案的種類增多，年份較長，使得檔案的整理工作難度較大，而且影響檔案的科學(xué)分類和有效傳輸。正因為此，檔案管理科學(xué)化水平的提高，有利于簡化檔案管理工作復(fù)雜流程，從而有利于推進(jìn)檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

檔案管理科學(xué)化水平提高深刻體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的必然要求?？茖W(xué)發(fā)展觀提到統(tǒng)籌兼顧的工作方法和全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的要求都對檔案管理工作提出了指導(dǎo)性的作用。檔案管理是我國文化建設(shè)中的一個重要方面。因此，提高檔案管理科學(xué)化水平是找尋民族文化根源，實現(xiàn)文化自覺的一種重要方式。更是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀，使檔案充分發(fā)揮其重要性必然途徑。

2目前檔案管理工作存在的問題

2.1重視程度不足

雖然一直以來，黨和政府高度重視檔案管理工作，但仍存在著某些機(jī)關(guān)單位檔案不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，這主要表現(xiàn)在在對一些文獻(xiàn)資料保存不夠及時，對很多檔案資料的留存和保護(hù)沒有建立一套科學(xué)的管理機(jī)制。這些都是造成檔案資料的保存不當(dāng)，檔案建設(shè)和發(fā)展較為遲緩的重要原因。

2.2檔案管理工作制度不夠健全

在一些機(jī)關(guān)單位中，存在著這樣一種現(xiàn)象，檔案管理工作缺少制度上的保障，使得檔案管理工作形式不正規(guī)的現(xiàn)象較多。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平全憑檔案管理人員的工作經(jīng)驗決定，對需要?dú)w檔的內(nèi)容，歸檔的操作形式，歸檔之后的保存等都缺乏合理有效的定義與操作程序。這也是對檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化的阻礙之一。

2.3檔案管理工作者素質(zhì)偏低

很多單位工作中，檔案管理工作處于邊緣化的地位，主要表現(xiàn)處理很多單位對檔案管理工作重視程度不夠?qū)е聶n案工作不甚正規(guī)外，還表現(xiàn)為檔案管理工作者的素質(zhì)較低不能跟上信息化發(fā)展要求。一些單位的檔案管理人員在運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)與更新知識等方面仍稍顯不足。還有一些檔案管理工作者對此工作的重視性有所偏差，不重視檔案知識和檔案管理技術(shù)管理手段的更新。這些也對檔案工作的科學(xué)化發(fā)展造成一定影響。

2.4檔案利用率較低

檔案的價值在于能夠用過去的記錄為現(xiàn)代的生活提供幫助。但目前檔案管理工作中，存在著檔案只是保管而不加以利用的普遍現(xiàn)象。檔案館的相對封閉性使得檔案作為一種社會資源而不能發(fā)揮其應(yīng)有的價值和作用。但是較低的利用率使得檔案的價值不能夠充分發(fā)揮。

3提高檔案管理工作的科學(xué)化水平路徑

3.1切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想

提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，首先要進(jìn)行觀念上的轉(zhuǎn)變，要切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員要充分理解自己的工作職責(zé)并了解提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，樹立正確的檔案管理工作觀念。這也是檔案管理工作科學(xué)化水平提高的堅實基礎(chǔ)。

3.2強(qiáng)調(diào)管理方式的改變與創(chuàng)新

一直以來，檔案管理方式屬于館藏型，檔案管理工作主要集中于檔案保管方面，強(qiáng)調(diào)檔案的安全保密性工作。在人事和管理上的變動時，才會進(jìn)行“調(diào)檔”。這種管理方式明顯不適應(yīng)辦公室工作的信息化建設(shè)，不利于推進(jìn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。因此，必須創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，建設(shè)利用型的信息化檔案管理方式，加強(qiáng)對檔案的信息的利用，實現(xiàn)機(jī)關(guān)資源的共享，更好地提高檔案管理科學(xué)化水平。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

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隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在各個領(lǐng)域中的重要作用和受重視程度得到了不斷提升，對檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員要提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)工作的能力，為實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化以及為社會和本單位提供更多、更有價值的檔案信息資源。檔案管理不僅需要在方式方法和手段上有所提高，還要在管理和服務(wù)的實效性上得到提升，發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。如何加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的利用率與管理水平，有待于我們進(jìn)一步探索。

一、提高檔案管理人員全面素質(zhì)

社會對檔案的需求是多方面的：社會不僅需要利用檔案的憑證價值，而且需要利用檔案的參考價值；機(jī)關(guān)行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、宣傳教育，都需要廣泛地參考利用檔案，這都體現(xiàn)了檔案的基本價值。作為檔案人員，首先要具有較高的政治素質(zhì)和道德水平。檔案工作必須具有正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，對黨和事業(yè)忠心耿耿，忠于黨和人民的利益，具有較高的政治鑒別力；其次，檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和文化水平。檔案工作者的職責(zé)是既要維護(hù)檔案的完整和安全，又要便于提供利用，為大家服務(wù)；再次，檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等的相關(guān)規(guī)定。作為檔案管理人員還要擔(dān)負(fù)起監(jiān)督之責(zé)。最后，檔案工作人員必須有較高的文化素質(zhì)，具有組織文字材料的寫作能力；要不斷學(xué)習(xí)新知識，應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力；有開拓創(chuàng)新，提升檔案管理價值的能力。知識經(jīng)濟(jì)時代，知識創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新是生產(chǎn)力發(fā)展最重要的生產(chǎn)要素，創(chuàng)造力是人們適應(yīng)生活急劇變化的一種生存能力。因此，隨著計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求，需要進(jìn)一步探索檔案管理的新模式。因此，加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，逐步培養(yǎng)檔案管理人員成為既要能掌握新技術(shù)，又要熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

二、提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)的措施

做好具有重要性的檔案管理工作，提高管理者的內(nèi)外素質(zhì)，增強(qiáng)其專業(yè)的知識，實現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)的提高，使檔案管理工作跟上企業(yè)和單位發(fā)展步伐。

1.提高檔案管理意識和綜合素質(zhì)，并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革。檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強(qiáng)管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問題會受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動性，因此要加大對管理者的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進(jìn)行更新，只有具有專業(yè)知識的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

2.提高檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進(jìn)行開發(fā)。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理至關(guān)重要，同時也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點(diǎn)，所以，我們應(yīng)該采用多種形式，及時、準(zhǔn)確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

3.提高檔案管理水平，這是做好檔案管理工作的前提。隨著經(jīng)濟(jì)社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應(yīng)對和解決檔案工作出現(xiàn)的新問題，筆者認(rèn)為需要責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好檔案管理工作。

4.檔案管理工作者要掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計算機(jī)技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項工作提供了極大便利，極大地地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，檔案管理各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

總之，我國的發(fā)展變化，使檔案管理工作在新形勢和任務(wù)的條件下，不僅要學(xué)會和認(rèn)識、理解檔案管理工作的中的重要性，還要使n案資源成為所需要的財富。作為檔案管理工作的企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋＜訌?qiáng)對檔案人員的管理和教育，通過各種形式對檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。

篇（4）

關(guān)鍵詞： 基層單位；檔案管理；問題；對策

Key words： grass-roots units；file management；issues；countermeasures

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）26-0169-02

0 引言

所謂檔案，其是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。而作為檔案管理而言，檔案管理的部門不僅要做好相關(guān)管理，而且也要對管理內(nèi)容中涉及到的各項工作提供服務(wù)，故此現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理是實現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)性措施，但在目前而言，部分基層單位的檔案管理工作還存有一定的問題，現(xiàn)分析如下：

1 基層單位檔案管理中的問題

1.1 管理意識不夠 所謂管理意識，其是把管理中會出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效扼制的一種表現(xiàn)，防患于未然。在部分檔案管理人員中，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)管理意識不夠，對檔案管理人員的管理力度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員對自身工作缺乏全面的認(rèn)識。上級領(lǐng)導(dǎo)的管理力度不夠，那么下層的檔案管理人員往往在工作開展中秉著不犯錯誤的態(tài)度來工作，這就可能會造成檔案管理中出現(xiàn)問題。其原因一是來自于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，二是員工對檔案管理的工作態(tài)度消極，因此，很多檔案管理人員對“檔案”和“文件”的管理區(qū)分不明，對管理中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行防范的意識不夠，甚至造成檔案流失、機(jī)密外泄的情況出現(xiàn)，給基層單位帶來嚴(yán)重的影響惡化損失。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)問題 在如今社會的檔案管理人員，其不僅要求工作人員應(yīng)具有一定的建筑知識、文員素質(zhì)，對計算機(jī)軟硬件的知識也應(yīng)同樣有所掌握，而在很多的基層單位的檔案管理人員中，往往這些綜合素質(zhì)不夠，造成工作效率不高。在部分的基層單位中，有些檔案管理人員身兼數(shù)職，往往疲于應(yīng)付其他日?，嵤拢雎粤俗陨肀举|(zhì)工作。再者，作為檔案管理人員這個職業(yè)，很多的基層單位中人員流動性很大，流動性大導(dǎo)致人事更換快，在一些新聘請的人員很多缺乏檔案管理的經(jīng)驗，導(dǎo)致對檔案案例的很多業(yè)務(wù)不甚熟悉，很可能在業(yè)務(wù)熟悉的過程中造成工作出現(xiàn)問題。另外，很多的檔案管理人員，在就職時并沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，文化差異和專業(yè)水平的差異，其會造成檔案管理的體制建設(shè)不夠合理，工作人員的思想觀念較為落后，檔案管理人員的管理水平不迎合時代需求等等情況出現(xiàn)。

1.3 投入和開發(fā)的不足 在檔案管理的投入方面，由于是基層單位，資金消耗在施工上本已有很多投入，再加之很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理沒有足夠重視，這就導(dǎo)致檔案管理方面的建設(shè)投入力度不夠。這樣的情況會造成檔案管理人員的流失增大、檔案管理的設(shè)施不夠完善、人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，從而可能引發(fā)文件外泄、檔案流失的情況出現(xiàn)，從而由投入不足而進(jìn)入一個惡性循環(huán)。

在檔案開發(fā)方面，由于很多基層單位的檔案部門的內(nèi)部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通，從而會導(dǎo)致館藏的信息無法實現(xiàn)共享，也有各自為政的情況存在。這些情況是由于管理層級復(fù)雜、管理職能重復(fù)等情況的引發(fā)，這就會造成在檔案開發(fā)的方面，各個部門無法達(dá)成共識，從而給檔案開發(fā)帶來不小阻力。

1.4 聲像檔案管理不夠完善 作為聲像檔案的管理，其不同于其他文本形式的管理，因此在聲像檔案的管理上，要對這些檔案進(jìn)行文字標(biāo)注，并且把這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類，系統(tǒng)以下的各個分支檔案也要有明確劃分，特別是一些時效性強(qiáng)的聲像檔案，如果沒有及時地對檔案進(jìn)行文字標(biāo)注而直接歸類，那么在之后的檔案查找和運(yùn)用中會增加檔案管理的工作負(fù)擔(dān)。此外，有部分的基層單位，由于自身經(jīng)濟(jì)條件不佳，在這聲像檔案管理上沒有相適應(yīng)的條件，從而會出現(xiàn)管理混亂等情況。

2 提高基層單位檔案管理工作水平的相關(guān)對策

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識 作為檔案管理這項工作往往無法直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益，因此很多基層單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作不夠重視，但是，檔案管理工作一旦出現(xiàn)損害到企業(yè)利益的問題，很多領(lǐng)導(dǎo)采取裁員的措施，卻無法從根本上來杜絕此類問題的發(fā)生。因此，為了防止檔案管理出現(xiàn)問題，那么加強(qiáng)檔案管理的意識是一種必要性措施。首先，應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理意識，要讓基層單位領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理這門工作不僅涉及到自身企業(yè)一些機(jī)密性質(zhì)文件管理的問題，同時也是提高技術(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)的一種工作。其次，要提高檔案管理人員的意識，可以通過模擬演練、專業(yè)人員培訓(xùn)等措施來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，通過專業(yè)素質(zhì)的提高，能夠培養(yǎng)出工作人員的職業(yè)敏感，從而加強(qiáng)了人員的意識防范。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) 要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，首先應(yīng)提升檔案管理人員本質(zhì)工作的素質(zhì)，要讓工作人員擁有積極、良好的工作態(tài)度，通過獎懲有力的管理機(jī)制來對不良工作態(tài)度做糾正，從而提高人員工作的積極性和自覺性。其次，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)的導(dǎo)師可以由專業(yè)人員或是資深的檔案管理人員來進(jìn)行授課，并且要設(shè)有培訓(xùn)考核的相關(guān)措施，通過考核來效驗檔案管理人員的培訓(xùn)知識掌握情況，如果掌握情況不佳，則予以嚴(yán)處。再者，培訓(xùn)的內(nèi)容不能僅局限于本單位中涉及的內(nèi)容，要更深層次的內(nèi)容涉及，不僅要涉及檔案管理的業(yè)務(wù)性，也要涉及其服務(wù)性，同時要注重檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，授課人員應(yīng)盡可能地多一些，其人員要法律專業(yè)、計算機(jī)專業(yè)、管理專業(yè)、文職專業(yè)的相關(guān)專業(yè)人員來做授課代表，保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到提高。

2.3 完善檔案管理的軟硬件建設(shè) 隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)來做檔案管理已經(jīng)是一件普及大眾的事情，那么如何在普及中求生存，生存之中求優(yōu)質(zhì)，其應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)。要加強(qiáng)這方面的建設(shè)，可以對實體化的檔案做虛擬錄入工作，通過運(yùn)用鍵盤錄入、計算機(jī)掃描等措施，把這些檔案有效錄入到計算機(jī)之中。其次應(yīng)該購置相關(guān)的檔案檢索軟件，把檔案錄入之后進(jìn)行系統(tǒng)完整的歸類，通過軟件檢索可以迅速獲取檔案信息。此外，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致文件損壞或流失的情況，在計算機(jī)硬件維護(hù)方面，要有定期的檢查和維護(hù)，通過這些措施來加基層單位檔案管理的軟硬件建設(shè)。

2.4 完善檔案管理機(jī)制 完善檔案管理機(jī)制可以從四個方面入手，一是要建立科學(xué)合理的管理制度，這種制度必須是貼合基層單位實際情況的，避免制度的約束力缺乏實際參考價值。二是制度內(nèi)容中要增強(qiáng)制度的雙向約束力，制度不僅是約束檔案管理人員的相關(guān)條款，也是約束領(lǐng)導(dǎo)行為措施的一種標(biāo)準(zhǔn)，雙向約束力的實現(xiàn)可以從更大力度上讓檔案管理人員在工作中發(fā)揮積極性和自覺性。三是制度規(guī)定中不應(yīng)有雷同或意思重復(fù)的條款，內(nèi)容要簡明，意思要精準(zhǔn)。四是應(yīng)該制度應(yīng)具有嚴(yán)肅性，嚴(yán)肅性是保證制度執(zhí)行的基礎(chǔ)，如果制度失去了它的權(quán)威和嚴(yán)肅性，那么再完善的制度也是紙上談兵，毫無約束力可言。

3 結(jié)語

總的來說，要提高基層單位檔案管理工作水平，那么就應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度，要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時完善檔案管理的軟硬件建設(shè)、完善檔案管理的機(jī)制，其可以有效提高基層單位檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

篇（5）

檔案管理事業(yè)是記錄著人類發(fā)展歷程的工程，其包含了豐富的信息資源，屬于知識資本，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是知識經(jīng)濟(jì)時代巨大的價值資產(chǎn)，能夠?qū)ξ覈慕?jīng)濟(jì)和社會產(chǎn)生較為直接的影像。面對新的形式，檔案事業(yè)遇到了非常大的挑戰(zhàn)和困難，這也意味著存在著很多的機(jī)遇，因此需要為新時代的檔案管理引入新的觀念和方向，提升檔案工作的管理水平。

一、新形勢下檔案管理工作面臨的難點(diǎn)

1.傳統(tǒng)檔案管理工作觀念

傳統(tǒng)檔案管理注重檔案的存儲和保管，不注重檔案的利用。新時代的發(fā)展對知識要求比較高，對信息需求比較大，知識和信息可以轉(zhuǎn)變?yōu)樨敻?，因此檔案的潛在價值就提升了，檔案要被利用才能夠發(fā)揮出價值。以往將檔案深藏的做法已經(jīng)不符合時代的需求，需要從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過對信息資源的利用來激活檔案的價值，通過服務(wù)來將檔案信息資源為社會發(fā)展所利用。

2.傳統(tǒng)檔案管理手段和方式

現(xiàn)階段仍然有很多的檔案工作者使用者傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法。盡管計算機(jī)已經(jīng)被這些單位所使用，但是卻仍然沒有將信息檔案管理帶入檔案部門，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)只是檔案信息化的一部分，因為這些都是利用檔案信息的工具和載體，真正發(fā)揮出價值的仍然是檔案信息本體，網(wǎng)絡(luò)上可以傳輸和使用的檔案信息少之又少，因此不能夠為社會提供知識信息服務(wù)，改變檔案管理手段是目前加速檔案管理工作進(jìn)程的主要突破口。

3.檔案工作者自身素質(zhì)

勞動力不再是新時代的主要社會結(jié)構(gòu)，知識取而代之，因此高技術(shù)的人才比較重要，而不再是采用人海戰(zhàn)術(shù)來完成工作，要求檔案管理工作者少而精，他們除了要具備檔案管理專業(yè)知識之外，還需要涉獵其他領(lǐng)域的知識，否則無法勝任檔案管理工作，終將會被淘汰。

二、新形勢下檔案管理應(yīng)采取的對策

1.屢建立適應(yīng)新形勢檔案管理的新思路和新方祛

（1）要樹立新的管理思想

我國長期的傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)讓檔案管理工作從思想上就已經(jīng)有了根深蒂固的不正確觀念。因此在現(xiàn)代社會檔案管理工作很難引入新的思想。目前社會的快速發(fā)展，科技的更替，讓計算機(jī)成為了檔案管理的必要工具，可是思想上如果不進(jìn)行轉(zhuǎn)變，那么本質(zhì)仍然不會改變，所以要樹立新的思想，解放思想，將現(xiàn)代化的思想融入到工作當(dāng)中，以發(fā)展的眼光來看待檔案工作的發(fā)展。

（2）要引入新方法的新手段

計算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)這些都是現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是從設(shè)備上進(jìn)行革新，應(yīng)該要從管理和服務(wù)上同樣進(jìn)行革新。檔案資源是信息資源的來源，計算機(jī)管理檔案不能夠還停留在計算機(jī)檢索的基礎(chǔ)程度，而是應(yīng)該要延伸到服務(wù)領(lǐng)域，通過對計算機(jī)功能的開發(fā)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)多樣化的便捷服務(wù)。而且社會對信息資源的需求是我們檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對檔案信息資源的價值挖掘成為了重要工作，需要我們用探索而規(guī)范的科學(xué)管理模式來實現(xiàn)，將檔案管理對內(nèi)服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷ν忾_放，和市場經(jīng)濟(jì)相聯(lián)系，為社會大眾提供服務(wù)。

（3）要積極拓展檔案館藏的新資源

檔案信息資源是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，龐大的數(shù)據(jù)需要建立數(shù)據(jù)來對其進(jìn)行管理和調(diào)用，這是現(xiàn)代化檔案管理的象征。建立檔案館信息化和數(shù)字化工程，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源和數(shù)字檔案，提升檔案的利用率，拓寬檔案的利用渠道，保持檔案信息的生命力。

2.推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以適應(yīng)新形勢下的要求

檔案標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。在當(dāng)前和今后一段時期，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)是各級檔案館的重點(diǎn)工作。

（1）推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化

國家和省級檔案管理部門應(yīng)制定和完善各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（2）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)范化

這是各級檔案館的一項經(jīng)常的任務(wù)。近幾年來，我們各級檔案館通過定級升級活動，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)有很大的改觀，特別是對新接收征集進(jìn)館的檔案，要做好整理編目規(guī)范化工作，為檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好的條件。

（3）積極開展檔案著錄標(biāo)引工作。

檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的關(guān)鍵是檔案著錄和標(biāo)引。這是應(yīng)用電子計算機(jī)技術(shù)的重要的前期處理工作，也是一項十分艱巨和細(xì)致的工作。在著錄標(biāo)引工作中，要堅持著錄與標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化，按科學(xué)方法辦事，為檔案檢索和自動化打下堅實的基礎(chǔ)。

3.要大力推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程

（1）建立“需求―開發(fā)―利用”的科學(xué)開發(fā)機(jī)制。

首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化。

（2）以電子文件歸檔為管理重點(diǎn)

目前的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并沒有一個統(tǒng)一的說法，因此數(shù)字化工作的開展存在一定的未知風(fēng)險性，對以后的信息資源的管理和利用以及共享可能會產(chǎn)生不可以預(yù)計的后果。而且，盡快的進(jìn)行電子檔案歸檔工作，是為了可以盡早的實現(xiàn)電子檔案與電子政務(wù)相融合的目標(biāo)，給各單位帶來更加便捷、個性化的服務(wù)，這是電子政務(wù)平臺發(fā)展的一個基礎(chǔ)。

（3）有效整合檔案信息資源

合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項新興事業(yè)，并無多少經(jīng)驗可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發(fā)時難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開發(fā)的“孤島”現(xiàn)象。

4.要為檔案管理人員建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系

（1）對現(xiàn)有的檔案管理者進(jìn)行深入教育和培養(yǎng)，將他們固有的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行重塑，能夠加入更多的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提升他們的知識儲備，改善知識結(jié)果老化的現(xiàn)狀。目前的職工很多都沒有時間去自我深造，也不愿去改變現(xiàn)狀，因此企業(yè)單位就需要通過講座、培訓(xùn)等等活動來督促員工進(jìn)行學(xué)習(xí)和自我提升，將自己的素質(zhì)變得更高，能夠吸收信息技術(shù)知識。

（2）繼續(xù)教育必須多元化，規(guī)范化

員工的教育和培養(yǎng)不應(yīng)該是統(tǒng)一的、片面的開展，個人專業(yè)素質(zhì)不同，因此要有針對性，針對各部門、各職員工作時的欠缺內(nèi)容來進(jìn)行教育開展工作，對于教育的結(jié)果建立完整的考核機(jī)制，讓教育能夠規(guī)范化、科學(xué)化。

篇（6）

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。

二、實行規(guī)范化工作方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

三、積極推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1.公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

3.提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

篇（7）

首先，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對于提升檔案管理水平的高低有著至關(guān)重要的影響，如果醫(yī)療保險檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低，那么就無法提高檔案管理的效率與成效。故此，要提升醫(yī)療保險檔案管理水平的第一個途徑就是提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，其途徑有兩個。一是提高對于檔案管理人員的招聘要求，在招聘時，可以注明檔案管理專業(yè)的人員有限，其次有檔案管理工作經(jīng)驗的人員優(yōu)先，從招聘入手，可以有效地確保高水平的醫(yī)療保險檔案管理。二是加強(qiáng)對在職的管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，不管在職人員是否科班出身或者是有檔案管理的經(jīng)歷，在入職之前，都要對其進(jìn)行關(guān)于檔案管理內(nèi)容的入職培訓(xùn)，除了要有入職培訓(xùn)外，還應(yīng)該有定時的培訓(xùn)，如果在職人員每個月都要開展相應(yīng)的培訓(xùn)，可以組織專業(yè)的檔案管理人員來開展講座，讓專業(yè)人員針對近一個月員工在檔案管理上存在的問題進(jìn)行解惑。故此，要提高醫(yī)療保險檔案管理水平，首先就要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

二、確保檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，提高管理效率

“巧婦難為無米之炊”，所以要提升醫(yī)療保險檔案的管理水平，那么就要為檔案管理人員提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，例如打印機(jī)、電腦、檔案柜等等基礎(chǔ)設(shè)施。因為檔案管理人員要借助電腦來實現(xiàn)信息的共享以及保存，所以在醫(yī)療保險檔案管理過程中，電腦是必備品。除此之外，要進(jìn)行檔案保存，也需要打印檔案資料等等，所以打印機(jī)也是必需品，還有為了使得檔案的保管更加地整齊有序，檔案資料柜也是必須的。故此，要提高醫(yī)療保險檔案的管理水平，其次也要滿足所有的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣更好地提高管理人員的工作效率。

三、實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高管理效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我們的生活和工作當(dāng)中的應(yīng)用也是越來越廣泛的，所以提高醫(yī)療保險檔案管理水平的途徑之一就是實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高管理效率。首先，實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以更好地實現(xiàn)信息的共享，從而使得檔案管理人員更好地獲得相關(guān)的信息，如果某人要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移，那么檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移，然后再進(jìn)行紙質(zhì)版的檔案管理。通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移，可以有效地確保檔案的完整性，因為紙質(zhì)檔案在移動的過程中可能會出現(xiàn)缺漏，從而使得檔案資料缺失。其次，實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案的信息化管理，是對檔案的共享，因為醫(yī)療檔案不僅僅是某個制定單位要用到的資源，更是多個單位在工作過程中需要用到的資料，如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，那么各個單位就可以通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息的共享，從而更好地提高檔案管理人員的工作效率。故此在醫(yī)療保險檔案管理過程中，應(yīng)該實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高管理效率。

四、完善職責(zé)內(nèi)容，提高工作效率

檔案管理并不是一項輕松的工作，因為醫(yī)療保險的檔案是非常多，所以醫(yī)療保險檔案管理人員就要做好相應(yīng)的分工合作，明確每個職位的工作職責(zé)。例如在醫(yī)療保險檔案管理中一共設(shè)置有五個職位，那么就要用書面的語言來對該五個職位的工作職責(zé)進(jìn)行描述，然后管理人員在工作的過程中才能更加地清楚自己的工作職責(zé)，從而更好地完成自身的工作。而且完善職責(zé)內(nèi)容，可以確保檔案管理工作出現(xiàn)管理漏洞，從而導(dǎo)致管理效率低下。故此，在醫(yī)療保險的檔案管理中，要提高管理水平，相關(guān)的負(fù)責(zé)人就要做好職責(zé)分工的工作，這樣才能更好地確保檔案管理工作的全面性。

篇（8）

一、提高檔案管理水平的必要性

管理的創(chuàng)新是新時期一切社會工作創(chuàng)新的組成部分，提高檔案管理水平能夠促進(jìn)我國信息化的發(fā)展。隨著社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平有很大的突破和提高，人們的生活逐步過渡到信息化的水平，信息技術(shù)已經(jīng)滲入到生活的各個領(lǐng)域，提高檔案的管理水平能夠使檔案的管理向著健康的方向發(fā)展。檔案管理能夠為相關(guān)部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)帶來了一定程度的便利，它是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)步的，但是目前我國的檔案管理還存在一定的問題，還遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，日常的檔案管理種類繁多，這就給檔案管理帶來很大的麻煩，在檔案的統(tǒng)計和計劃方面的難度也加大，對財務(wù)管理方面的檔案整理難度也加大，這樣會大大影響檔案的分類和傳輸。所以，提高檔案的管理水平能夠推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理要堅持的原則

1.規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。這有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。規(guī)范化不是僵化，要有所創(chuàng)新，尤其是在信息化建設(shè)方面，更要與時俱進(jìn)，實現(xiàn)檔案管理的信息化，實現(xiàn)一些檔案資源的共享。事業(yè)單位不僅規(guī)模不同，更有工作特點(diǎn)的差異，其管理方式與制度規(guī)范自然不能強(qiáng)求一律。檔案部門應(yīng)依靠自身特點(diǎn)不斷地實踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。

2.職責(zé)與權(quán)益兼顧

在制度的制定過程中，要把“職責(zé)”這一部分調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中，明確職責(zé)范圍及權(quán)限。在具體的實踐中，一個事業(yè)單位檔案部門的分管領(lǐng)導(dǎo)可以主要負(fù)責(zé)檔案管理工作目標(biāo)的制定、對歸檔檔案的檢查和指導(dǎo)等工作。在明確責(zé)任的同時，應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。當(dāng)前事業(yè)單位忽視工作人員權(quán)益的問題時有發(fā)生，這極大地影響了工作人員的工作熱情，也必將影響到整個事業(yè)的發(fā)展。

篇（9）

二、不斷提升檔案管理工作人員的服務(wù)意識水平

根據(jù)目前來看，我國當(dāng)代檔案管理工作主要分為以下兩個方面，首先，對檔案進(jìn)行保存與管理。檔案的保護(hù)工作是保障其完整性與安全性的活動，從而為后期應(yīng)用提供有力保障，而檔案的管理工作是指對檔案資料進(jìn)行保護(hù)，并且為公眾提供檔案信息服務(wù)工作，從而更好的為國內(nèi)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供服務(wù)；其次，檔案管理工作是為了保障檔案信息高效應(yīng)用。通過當(dāng)前檔案管理部門與相關(guān)部門之間的合作情況來看，檔案管理工作除了對檔案信息進(jìn)行保管工作以外，還需要為檔案信息高效應(yīng)用提供有力相應(yīng)服務(wù)，從而體現(xiàn)出檔案管理工作人員在檔案管理活動中的價值，由此可以看出，檔案管理工作人員的服務(wù)意識對檔案信息的保存、管理以及利用等階段活動具有著十分重要的作用，因此，其服務(wù)意識水平?jīng)Q定著檔案管理工作水平，同時，對檔案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有著極其重要的作用。綜上所述，通過提高當(dāng)前檔案管理工作人員的服務(wù)管理水平，不僅有利于提高檔案管理工作水平，而且還有利于提高檔案信息資料的價值，因此，筆者認(rèn)為需要通過提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識水平，即可實現(xiàn)提高檔案管理工作水平的目的，因此，相關(guān)管理工作人員需要結(jié)合當(dāng)今科學(xué)檔案管理方式對檔案信息進(jìn)行保存與管理，從而有效提高檔案管理工作效率，進(jìn)而保障國內(nèi)檔案管理工作得到可持續(xù)發(fā)展。

三、不斷提升創(chuàng)新能力以及樹立創(chuàng)新意識以提高檔案管理水平

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，人們對提高檔案管理水平提出了更高的要求，為了使得檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升，則相關(guān)檔案管理工作人員不僅需要具備與時俱進(jìn)的管理工作思想，而且還需要具備有創(chuàng)新能力，從而有效推動當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展，因此，對于當(dāng)前檔案管理工作而言，創(chuàng)新能力是相關(guān)檔案管理工作人員必須具備的素質(zhì)，這不僅是當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展需求，而且也是檔案管理工作未來發(fā)展形勢所決定的。另外，隨著科學(xué)技術(shù)廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中，使得傳統(tǒng)檔案管理工作與高新技術(shù)之間有效融合，其中，檔案管理工作人員的創(chuàng)新能力發(fā)揮著極其重要的作用，如果檔案管理工作人員不具備有創(chuàng)新能力或者創(chuàng)新思想，則不僅不適應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展需求，而且在一定程度上制約著檔案管理工作的發(fā)展，因此，作為新時期背景下的檔案管理工作人員需要不斷地提高自身的專業(yè)知識水平以及相應(yīng)業(yè)務(wù)能力，從而更進(jìn)當(dāng)前管理模式，將低水平的管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，進(jìn)而有效提高檔案管理工作水平，同時，相關(guān)檔案管理工作人員需要不斷地發(fā)揮自身創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，從而有效提高檔案管理工作效率，進(jìn)而提升國內(nèi)檔案管理實效性與利用效率等。

四、檔案管理工作人員需要提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平以提高其工作效率

相關(guān)檔案管理工作人員需要具備一定的職業(yè)道德素質(zhì)以外，還需要具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)是保障檔案管理工作順利開展以及提高其工作效率的重要保障，因此，檔案管理工作人員需要通過學(xué)習(xí)相關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)知識，同時，熟練掌握檔案管理科學(xué)技術(shù)的操作應(yīng)用，從而有效提高檔案管理工作效率。另外，相關(guān)檔案管理工作人員通過提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，不僅有利于提高檔案管理工作效率，而且還能夠針對檔案管理業(yè)務(wù)中所存在的問題進(jìn)行分析，從而以探討新的管理方法而不斷提升檔案管理水平，由此可以看出，檔案管理工作人員通過不斷地提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，無論對檔案管理工作效率而言，還是對檔案管理現(xiàn)狀而言均有著十分重要的意義。綜上所述，在當(dāng)代檔案管理工作中，檔案管理工作人員不僅需要具備一定的綜合素質(zhì)水平，而且還需要具備有創(chuàng)新能力，從而為檔案管理工作效率以及水平提供有力保障，進(jìn)而有效推動我國檔案管理工作走向可持續(xù)發(fā)展，繼而為檔案信息資料的歷史價值以及現(xiàn)實價值提供有力保障。

篇（10）

衛(wèi)生院的檔案利用率對于促進(jìn)檔案管理在衛(wèi)生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強(qiáng)對衛(wèi)生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。

一、衛(wèi)生院檔案利用率低下原因

（一）檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料。衛(wèi)生院從衛(wèi)生院的醫(yī)療、行政、人事、后勤等方面出發(fā)，制定了與實際相適應(yīng)的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數(shù)的衛(wèi)生院，檔案管理的相關(guān)制度較為欠缺，只有極少數(shù)的衛(wèi)生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標(biāo)。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛(wèi)生院的管理者提供及時準(zhǔn)確的參考信息。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛(wèi)生院的檔案管理工作的質(zhì)量。目前，在衛(wèi)生院中檔案管理人才的缺失現(xiàn)象十分普遍，部分領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，委派非專業(yè)人士進(jìn)行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導(dǎo)致檔案無法得到有效利用。

（三）硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。一部分比較偏遠(yuǎn)的衛(wèi)生院，經(jīng)濟(jì)條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術(shù)水平較為低下，很難按照相關(guān)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的存入。這嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行，造成檔案資料收集不全，無法發(fā)揮其自身的利用價值，利用率低下。

二、提高衛(wèi)生院檔案利用率措施

（一）要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有方便、快捷的優(yōu)勢。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質(zhì)量，從而提高檔案利用率。但利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺點(diǎn)，主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛(wèi)生院利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理必須嚴(yán)格按國家保密規(guī)定，嚴(yán)禁將檔案資料傳送到網(wǎng)上進(jìn)行公開。即使是衛(wèi)生院的內(nèi)部局域網(wǎng)，仍然需要加警惕，防止非相關(guān)人員閱讀的檔案資料。

（二）提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素。在檔案管理中，人是最為關(guān)鍵的因素，起到統(tǒng)籌規(guī)劃和具體執(zhí)行的作用。在檔案形成過程中既需要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌規(guī)劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認(rèn)識檔案的價值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛(wèi)生院的檔案質(zhì)量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。這既需要培養(yǎng)檔案管理工作者的文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報知識水平，還需要檔案管理工作者了解計算機(jī)的相關(guān)知識，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質(zhì)量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎(chǔ)。

（三）全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量。檔案材料來源是影響檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)因素。檔案資料來源于衛(wèi)生院的方方面面，每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協(xié)調(diào)、應(yīng)對能力，能夠處理好各方關(guān)系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質(zhì)量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強(qiáng)操作性的工作，衛(wèi)生院檔案管理者必須在了解相關(guān)管理規(guī)定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛(wèi)生院通過科學(xué)的研究，在檔案整理、服務(wù)方式等方面做出創(chuàng)新，可以幫助提升檔案質(zhì)量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單，實際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質(zhì)量，管理人員必須具有充分的耐心，從細(xì)節(jié)出發(fā)，做好每一項小工作。

（四）完善檔案管理規(guī)章制度。俗話說，“不以規(guī)矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規(guī)章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、文書檔案分類編號制度，每一項制度都深入檔案管理的每一個細(xì)節(jié)，對檔案管理工作做出最為嚴(yán)格的規(guī)定，保證檔案管理有制度可循。

三、結(jié)語

造成衛(wèi)生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。解決這一問題的途徑有：利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姜海峰，宋強(qiáng). 提高檔案利用率的研究與探討[J].環(huán)球市場， 2016（10）.

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篇（11）

一、高校兼職檔案管理人員的必備素質(zhì)

（一）政治素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案管理人員必須有一定的政治素養(yǎng)，要在實際工作中不斷提高政治素養(yǎng)，建立正確的人生觀、價值觀，真正做到為人民服務(wù)，在任何場合、任何人面前都不能泄露檔案的有關(guān)內(nèi)容。檔案的收集整理工作是一項非常復(fù)雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認(rèn)真細(xì)致的工作。高校應(yīng)通過一定的教育培訓(xùn)、講座、座談會等提高兼職檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其以高度責(zé)任感和榮譽(yù)感做好每一天的工作，把關(guān)文件的進(jìn)出，把握文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和走向，及時收集整理各類文件資料。

（二）創(chuàng)新意識

檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新的。兼職檔案管理人員要有創(chuàng)新意識和大膽開拓的精神，將自己所學(xué)的理論知識運(yùn)用到實際工作中，實現(xiàn)知識的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不能有一絲一毫的差錯，否則就會帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其專業(yè)知識水平，并促使其不斷將理論知識轉(zhuǎn)化成實踐能力，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

（四）服務(wù)素質(zhì)

兼職檔案管理人員是為教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)的，因此，要不斷加強(qiáng)服務(wù)意識建設(shè)，提高服務(wù)意識，踏踏實實做好本職工作。在態(tài)度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。

（五）社交素質(zhì)

兼職檔案管理人員在進(jìn)行檔案的收集整理工作時，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協(xié)調(diào)溝通能力、公關(guān)能力和社會適應(yīng)力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質(zhì)量。

二、提高高校兼職檔案管理人員素質(zhì)的建議

當(dāng)前，我國高校兼職檔案管理人員的素質(zhì)偏低，他們的專業(yè)知識水平低，責(zé)任心不夠，保密意識不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學(xué)工作和社會建設(shè)服務(wù)，必須提高兼職檔案管理人員的素質(zhì)。

（一）制定完善的培訓(xùn)計劃

基于高校檔案管理工作的重要性，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識到兼職檔案管理人員素質(zhì)對檔案管理水平的重要影響，并根據(jù)各個部門兼職檔案管理人員工作特點(diǎn)及其素質(zhì)層次制定出完善的培訓(xùn)計劃，提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其科學(xué)文化水平。

開辦檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，聘請專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學(xué)理論基礎(chǔ)》、《檔案法規(guī)知識基礎(chǔ)》等課程，并帶領(lǐng)學(xué)員到檔案管理中心去參觀和學(xué)習(xí)，看別人的檔案管理工作是如何進(jìn)行的，并在參觀的過程中向?qū)W生講解這些工作中包含了哪些理論知識，使學(xué)員更好將理論知識與實踐結(jié)合起來。在開闊學(xué)員視野的基礎(chǔ)上提高其檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。

開設(shè)計算機(jī)培訓(xùn)課程，提高兼職檔案管理人員的計算機(jī)水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計算機(jī)水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。

（二）定期開展政治教育和法律教育

政治素養(yǎng)和法律意識是兼職檔案管理人員的必備素質(zhì)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識和法律意識，提高其職業(yè)道德修養(yǎng)，在實際工作中做到今日事今日畢。以高度責(zé)任感面對每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養(yǎng)兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業(yè)心，使其能在做好本職工作的基礎(chǔ)上積極主動的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創(chuàng)新，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校整體檔案管理水平的提高。

（三）營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境

除了學(xué)校的培訓(xùn)外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，在各個部門中構(gòu)建出學(xué)習(xí)型社會，使所有教職工都能主動學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。

第一，改善兼職檔案管理人員的工作環(huán)境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強(qiáng)部門之間的交流和溝通，實現(xiàn)資源的共享，提高工作效率。第三，在各個部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動去學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。第四，對優(yōu)秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎勵，在各個部門中形成人人創(chuàng)先爭優(yōu)的工作氛圍。第五，建立終身學(xué)習(xí)制度。兼職檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，才能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。所以說，學(xué)?？梢栽诟鱾€部門中建立起適應(yīng)性強(qiáng)的終身學(xué)習(xí)制度，使兼職檔案管理人員形成終身學(xué)習(xí)的思想觀念，并不斷自主學(xué)習(xí)新知識，提高自己的科學(xué)文化水平，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

（四）建立科學(xué)的兼職檔案管理人員素質(zhì)評價體系

為兼職檔案管理人員量身定做一個科學(xué)的素質(zhì)評價體系，綜合評價兼職檔案管理人員的各方面素質(zhì)。而素質(zhì)評價體系包括基本素質(zhì)評價、職責(zé)評價和績效評價。其中，基本素質(zhì)包括：職業(yè)道德素養(yǎng)、服務(wù)水平、社交能力、政治素養(yǎng)、工作態(tài)度、文字表達(dá)能力等。職責(zé)評價則是其是否認(rèn)真完成了每一天的工作任務(wù)?？冃t是檔案管理和利用活動的結(jié)果。因此，必須建立起能夠評價兼職檔案管理人員職責(zé)完成的情況以及績效有效性的多層評價標(biāo)準(zhǔn)，并在素質(zhì)評價中嚴(yán)格執(zhí)行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵約束機(jī)制和考核機(jī)制，提高其工作積極性和主動性，提高工作效率。

（五）進(jìn)行文化交流活動，提高工作積極性

為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應(yīng)積極開展相應(yīng)的文化交流活動，既可以是與兄弟院校的交流活動，也可以是各個部門之間的交流活動。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內(nèi)容豐富的文化交流活動，使大家能在輕松活潑的氛圍中進(jìn)行文化交流，討論文件收集整理經(jīng)驗，在相互的交流中正確認(rèn)識檔案管理工作，并在接下來的工作中進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高工作效率。同時，學(xué)校還應(yīng)提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優(yōu)秀兼職檔案管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。

（六）邀請專家開展講座