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篇（1）

會(huì)計(jì)檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識(shí)性、有機(jī)聯(lián)系性、憑證性、真實(shí)性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業(yè)性、時(shí)序性、平衡性、規(guī)范性、責(zé)任性、公開(kāi)性等。其中，專業(yè)性主要源于會(huì)計(jì)專業(yè)活動(dòng)，時(shí)序性主要源于會(huì)計(jì)檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會(huì)計(jì)檔案的相互符合，這三個(gè)屬性歸屬所有會(huì)計(jì)檔案，而規(guī)范性、責(zé)任性、公開(kāi)性則為上市公司會(huì)計(jì)檔案的特征。

1．規(guī)范性。對(duì)于我國(guó)上市公司，《證券法》、《會(huì)計(jì)法》、《審計(jì)法》、《公司法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)已經(jīng)對(duì)其會(huì)計(jì)檔案生成和管理的規(guī)范性作出了具體的規(guī)定。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，監(jiān)管部門一般采用強(qiáng)化生成和修改權(quán)限、限定統(tǒng)一軟件或文件格式、指定權(quán)威媒體等方式來(lái)規(guī)范電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。

2．責(zé)任性。上市公司會(huì)計(jì)檔案無(wú)論在形成程序還是信息內(nèi)容方面都必須嚴(yán)格符合相關(guān)法規(guī)和客觀事實(shí)，它直接關(guān)系到成千上萬(wàn)投資機(jī)構(gòu)和個(gè)人的利益，間接關(guān)系到證券市場(chǎng)的穩(wěn)定乃至整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)秩序。為此，各上市公司都從健全相關(guān)管理制度、明確目標(biāo)責(zé)任、完善內(nèi)控系統(tǒng)等方面強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整承擔(dān)直接的責(zé)任，而檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全保管、利用負(fù)責(zé)。在公司外部，國(guó)家往往通過(guò)嚴(yán)格的會(huì)計(jì)立法、審計(jì)立法、市場(chǎng)監(jiān)管立法等建立和健全管理制度，任何個(gè)人和法人的相關(guān)違法行為均將受到嚴(yán)懲。

3．公開(kāi)性。普通公司的會(huì)計(jì)檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對(duì)公眾投資者負(fù)責(zé)，這也就決定了你必須放棄原來(lái)的私密性，轉(zhuǎn)而公開(kāi)你的會(huì)計(jì)檔案，接受公眾(不論是否股東)的監(jiān)督。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于公眾應(yīng)公開(kāi)會(huì)計(jì)報(bào)表，而對(duì)于審計(jì)和監(jiān)管部門則公開(kāi)全部會(huì)計(jì)檔案。

二、我國(guó)上市公司會(huì)計(jì)檔案管理的主要問(wèn)題

自20世紀(jì)80年代后期，我國(guó)證券市場(chǎng)起步，上市公司就已存在會(huì)計(jì)檔案管理不善的問(wèn)題。因?yàn)楫?dāng)時(shí)上市公司數(shù)量不多且證券市場(chǎng)管理極不規(guī)范，該類問(wèn)題還未受到足夠的重視。隨著證券市場(chǎng)的發(fā)展，問(wèn)題的嚴(yán)重性越來(lái)越凸現(xiàn)出來(lái)。近年來(lái)，我國(guó)上市公司中發(fā)生的與會(huì)計(jì)檔案有關(guān)的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍(lán)田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發(fā)行欺詐案等，而且都是采用會(huì)計(jì)檔案造假的方式虛構(gòu)利潤(rùn)以騙取貸款、融資以及證券市場(chǎng)交易差價(jià)。下面我們就來(lái)分析一下我國(guó)上市公司會(huì)計(jì)檔案管理的主要問(wèn)題。

1．上市公司對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理態(tài)度的二重性。一些上市公司以為，只要季報(bào)、半年報(bào)、年報(bào)等按時(shí)編制完成，會(huì)計(jì)檔案的作用就不大了，有的甚至無(wú)專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會(huì)計(jì)檔案被看成是累贅。與這一現(xiàn)象形成鮮明對(duì)比的是，上市公司在財(cái)務(wù)造假或利潤(rùn)操控時(shí)卻非?！爸匾暋睍?huì)計(jì)檔案。上市公司麥科特通過(guò)偽造出口設(shè)備融資租賃合同、材料和產(chǎn)品購(gòu)銷合同、進(jìn)出口發(fā)票和海關(guān)印章等手段，于1997年虛構(gòu)利潤(rùn)0．4億港元，1998年虛構(gòu)利潤(rùn)0．38億港元，1999年虛構(gòu)利潤(rùn)0．13億港元,2000年虛構(gòu)利潤(rùn)0．93億港元。麥科特如此“重視”會(huì)計(jì)檔案就是為了上市融資。

2．會(huì)計(jì)檔案的保管期限不當(dāng)。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管期限的問(wèn)題應(yīng)該區(qū)別對(duì)待：有的上市公司存在無(wú)意或有意(掩蓋違法犯罪事實(shí))提前銷毀或隱匿會(huì)計(jì)檔案的問(wèn)題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會(huì)公告中稱，公司價(jià)值1．1億元的二號(hào)發(fā)電機(jī)組被公安機(jī)關(guān)確認(rèn)為涉案贓物，而公司8年前用來(lái)收購(gòu)發(fā)電機(jī)組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關(guān)于收購(gòu)該發(fā)電機(jī)組的會(huì)計(jì)檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會(huì)計(jì)檔案的問(wèn)題，給公司帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案最低保管期限(會(huì)計(jì)憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長(zhǎng)訴訟時(shí)效(20年)，而過(guò)早地銷毀會(huì)導(dǎo)致相關(guān)司法取證的困難。

3．會(huì)計(jì)檔案的相對(duì)獨(dú)立性難以保障。這包含會(huì)計(jì)檔案本身的相對(duì)獨(dú)立性以及會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)的相對(duì)獨(dú)立性兩部分。它們理應(yīng)是超然于各種利益因素之外的。然而，當(dāng)前上市公司普遍存在內(nèi)部人及利益關(guān)聯(lián)者通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的干預(yù)和控制來(lái)牟取私利的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象發(fā)生在會(huì)計(jì)檔案收集――保管――利用的各個(gè)環(huán)節(jié)上，甚至影響到上市公司的監(jiān)事會(huì)、獨(dú)立董事以及公司外的審計(jì)機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過(guò)虛構(gòu)交易對(duì)象、偽造銷售合同及出口報(bào)關(guān)單、虛開(kāi)增值稅發(fā)票、偽造免稅文件和金融票據(jù)等手段，虛構(gòu)巨額利潤(rùn)達(dá)7．45億元。深圳中天勤會(huì)計(jì)師事務(wù)所卻出具了無(wú)保留意見(jiàn)的審計(jì)報(bào)告，關(guān)聯(lián)利益機(jī)構(gòu)肆意拉抬股價(jià)，整個(gè)事件完全是一場(chǎng)徹頭徹尾的騙局。

4．會(huì)計(jì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用不足。美國(guó)檔案學(xué)者謝倫伯格系統(tǒng)地闡述了檔案的“雙重價(jià)值論”，認(rèn)為檔案具有兩種不同的價(jià)值，一是對(duì)原形成機(jī)關(guān)的第一價(jià)值，具體體現(xiàn)為行政管理價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值和科技價(jià)值；二是對(duì)其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的第二價(jià)值，具體包括證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。從上市公司角度，充分開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案的第一價(jià)值可以更多更好地創(chuàng)造財(cái)富。而對(duì)于第二價(jià)值來(lái)說(shuō)，證券法規(guī)禁止上市公司用來(lái)牟取私利，要求上市公司及時(shí)面向公眾會(huì)計(jì)檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現(xiàn)均不佳，主要原因既有管理素質(zhì)的問(wèn)題也有道德和法律責(zé)任的問(wèn)題。

三、完善上市公司會(huì)計(jì)檔案管理的措施和建議

1．更新認(rèn)識(shí)，推進(jìn)制度建設(shè)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)和調(diào)研，認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案對(duì)公司、公眾和監(jiān)管部門的重要作用，嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案整理和保管。在公司內(nèi)部，應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，其負(fù)責(zé)人的任免也應(yīng)報(bào)請(qǐng)檔案行政管理部門核準(zhǔn)，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨(dú)立董事除了具有適當(dāng)?shù)姆珊徒?jīng)濟(jì)資質(zhì)外，還應(yīng)具有適當(dāng)?shù)臋n案監(jiān)管素質(zhì)，再?gòu)?qiáng)化監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督職能，以此制衡財(cái)務(wù)和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、董事會(huì)秘書(shū)也應(yīng)納入會(huì)計(jì)檔案責(zé)任人的行列。

在公司外部，首先建議改由證監(jiān)會(huì)或證交所委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)上市公司進(jìn)行審計(jì)，從中挖掘信息、尋找問(wèn)題。這樣可以打破會(huì)計(jì)師事務(wù)所和上市公司之間的畸形委托關(guān)系，保證會(huì)計(jì)師事務(wù)所地位的獨(dú)立性，便于其公正、客觀地開(kāi)展工作，審計(jì)費(fèi)用可由監(jiān)管部門統(tǒng)收統(tǒng)支，也可由證交所各會(huì)員單位的會(huì)費(fèi)或由投資者保護(hù)基金中支付。其次，還應(yīng)適當(dāng)增加證監(jiān)會(huì)法律、財(cái)會(huì)和檔案專業(yè)人員數(shù)量，強(qiáng)化人員專業(yè)素質(zhì)，并充分發(fā)揮各級(jí)財(cái)政部門和檔案行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)作用。最后，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員法律責(zé)任的追究制度。上市公司會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性一旦出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應(yīng)以立法形式嚴(yán)厲追究責(zé)任。

2．保證會(huì)計(jì)檔案適當(dāng)?shù)谋９芷谙??！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉外及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，保管到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)和保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時(shí)效以及調(diào)查取證的延時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限適當(dāng)調(diào)整為22～25年，使之更好地為社會(huì)主義法制建設(shè)服務(wù)。

3．加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的信息資源開(kāi)發(fā)利用。會(huì)計(jì)信息的潛在利用價(jià)值必須通過(guò)利用實(shí)踐來(lái)實(shí)現(xiàn)，除傳統(tǒng)的查閱、展覽、制發(fā)副本及證明、目錄信息、咨詢等服務(wù)方式以外，建議檔案人員積極主動(dòng)地開(kāi)展主題編研，采用靜態(tài)分析、趨勢(shì)分析和同業(yè)對(duì)比等財(cái)務(wù)分析技術(shù)，深入進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發(fā)現(xiàn)一些隱藏較深的問(wèn)題。根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案逐漸普及以及信息時(shí)代的效率要求，各上市公司還應(yīng)改革并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的編目、檢索等工作，推行實(shí)用、高效的會(huì)計(jì)檔案檢索、分析以及決策支持系統(tǒng)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案利用的服務(wù)效率和質(zhì)量，并強(qiáng)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息資源的開(kāi)發(fā)利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監(jiān)管。

參考文獻(xiàn)：

篇（2）

公司檔案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查閱在內(nèi)的一套系統(tǒng)工程?，F(xiàn)行的包括《公司法》在內(nèi)的公司檔案立法雖有對(duì)公司檔案行為的規(guī)范，但存在法律規(guī)范結(jié)構(gòu)不完整的缺陷，無(wú)法滿足《公司法》的新要求。本文旨在探討《公司法》對(duì)公司檔案立法提出的新要求與公司檔案立法的應(yīng)有應(yīng)對(duì)，以希推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下的公司檔案法制建設(shè)。

公司檔案的法制價(jià)值

現(xiàn)代公司的基本特征是股東淡出公司管理，公司管理權(quán)力日益集中在董事會(huì)，控制公司的是董事而非股東。而董事權(quán)力的日益膨脹，則會(huì)導(dǎo)致董事濫用權(quán)力損害公司、股東與債權(quán)人利益的概率增加?！豆痉ā芬远聦?duì)公司忠實(shí)與勤勉的實(shí)體義務(wù)和商事程序制度及股東派生訴訟制度規(guī)定的程序義務(wù)激勵(lì)與約束董事行為，保障公司資產(chǎn)的安全與效益。公司檔案的法制價(jià)值在于：

首先，通過(guò)程序控制實(shí)現(xiàn)公司管理、決策機(jī)構(gòu)權(quán)力的優(yōu)化配置與制衡。具體體現(xiàn)為賦予股東查閱和復(fù)制檔案的權(quán)利，來(lái)約束和激勵(lì)董事的權(quán)力行使。

其次，通過(guò)詳細(xì)記錄程序進(jìn)行中相關(guān)主體行為的信息，固定和重現(xiàn)信息，為今后信息的公開(kāi)和對(duì)相關(guān)責(zé)任人實(shí)施問(wèn)責(zé)奠定基礎(chǔ)。

第三，公司商事記錄檔案還為董事個(gè)人的合法權(quán)益與債權(quán)人債權(quán)的實(shí)現(xiàn)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

現(xiàn)有公司檔案法律規(guī)范的結(jié)構(gòu)分析與檢討

法律欲有效地調(diào)整社會(huì)生活，制定違法行為必須承擔(dān)的具體相應(yīng)的法律責(zé)任不可或缺。公司檔案法律規(guī)范欲有效調(diào)整公司各類檔案行為就必須對(duì)各類檔案違法行為規(guī)定相應(yīng)具體的法律責(zé)任，借此激勵(lì)與誘導(dǎo)行為人對(duì)公司檔案法律規(guī)范的遵循?！稒n案法》以第五章“法律責(zé)任”、《檔案法實(shí)施辦法》以第五章“罰則”規(guī)定了違反《檔案法》的法律后果。但《檔案法》第二十四條與第二十五條僅規(guī)定了可處罰檔案違法行為的法定種類，并未規(guī)定可處罰檔案違法行為所要承擔(dān)的具體法律責(zé)任，按照可處罰違法行為法律責(zé)任種類與內(nèi)容法定的原則①，不具有可操作性；這一缺陷由《檔案法實(shí)施辦法》第二十八條克服，它規(guī)定：根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量，罰款數(shù)額對(duì)單位為1萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以下，對(duì)個(gè)人為500元以上5000元以下。《檔案法》第二十四條第二款保護(hù)的是檔案館所保管的檔案，規(guī)定的可處罰的檔案違法行為有：損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案，涂改、偽造檔案等三種；第三款規(guī)范的對(duì)象是各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉(zhuǎn)讓、倒賣、贈(zèng)與行為，規(guī)定的可處罰檔案違法行為是企業(yè)事業(yè)組織或者個(gè)人擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案，倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送外國(guó)人的檔案違法行為。

公司的商事檔案是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)商事活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前，與公司檔案有關(guān)的法律條文的完備性與其重要性并不相符?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》將公司檔案分為八類，目前僅《會(huì)計(jì)法》第四十二條、四十四條規(guī)定公司有會(huì)計(jì)檔案的強(qiáng)制性歸檔與保管義務(wù)，公司對(duì)會(huì)計(jì)檔案外的其他檔案并無(wú)強(qiáng)制性歸檔與保管義務(wù)，如《檔案法》與《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的諸多配備有具體行政法律責(zé)任的可處罰檔案違法行為中，與公司檔案有關(guān)的只有《檔案法》第十六條、第二十四條以及《檔案法實(shí)施辦法》第二十八條，但這三條調(diào)整的對(duì)象僅限于各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉(zhuǎn)讓、倒賣、贈(zèng)與行為，不涉及公司會(huì)計(jì)檔案外其他檔案的歸檔與保管行為，而這些才應(yīng)是公司檔案法制建設(shè)的中心。由于公司存在規(guī)模大小、社會(huì)責(zé)任外延的窄闊等區(qū)別，因此在檔案管理的法律責(zé)任配置方面，需要對(duì)公司進(jìn)行類型化考察。

公司檔案的立法應(yīng)對(duì)

目前配備有相應(yīng)行政法律責(zé)任、刑事法律責(zé)任的公司商事記錄檔案法律規(guī)范僅限于公司會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案雖能記錄并反映公司的行為，但受會(huì)計(jì)技術(shù)本身的限制，會(huì)計(jì)檔案僅能記錄與反映與財(cái)務(wù)收支有直接關(guān)系的商事行為，無(wú)法直接反映與財(cái)務(wù)收支無(wú)直接關(guān)系的商事程序行為的合規(guī)性及其具體內(nèi)容，現(xiàn)有立法雖對(duì)公司商事記錄檔案有保管義務(wù)的制度安排，但相應(yīng)制度安排僅具有私法屬性，缺乏行政與刑事法律責(zé)任的相應(yīng)規(guī)定，公司商事記錄檔案違法行為無(wú)需負(fù)擔(dān)任何違法成本，公司商事記錄檔案立法實(shí)質(zhì)處于空白狀態(tài)，《公司法》對(duì)公司檔案立法提出了新挑戰(zhàn)。而公司商事記錄具有涉眾性，其保管的完整與否不僅關(guān)涉《公司法》一系列制度的成敗，亦關(guān)涉公司、股東、董事、監(jiān)事與債權(quán)人合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于公開(kāi)發(fā)行證券公司與上市公司而言，其涉眾性甚至關(guān)涉社會(huì)安全與金融安全。公司的各類雇員具有流動(dòng)性，包括公司商事記錄與公司會(huì)計(jì)資料在內(nèi)的公司商事記錄檔案其實(shí)亦有保障公司管理與經(jīng)營(yíng)延續(xù)性的功能，因此有必要加強(qiáng)公司商事記錄的檔案立法。如同其他一切制度，公司商事記錄檔案的歸檔與保管亦會(huì)面臨人固有的機(jī)會(huì)主義行為傾向的威脅，因此必須以公司商事記錄檔案法制建設(shè)保障公司商事記錄檔案歸檔與保管的及時(shí)與完整，這是《公司法》對(duì)公司檔案立法提出的新要求，也是公司檔案事業(yè)面臨的新機(jī)遇。

根據(jù)現(xiàn)行《公司法》的規(guī)定，公司檔案立法首先應(yīng)該解決以下三個(gè)問(wèn)題。

《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案保管義務(wù)的法律性質(zhì)。《公司法》對(duì)公司商事記錄檔案的保管義務(wù)已有規(guī)定，只是未配備相應(yīng)的行政法律責(zé)任與刑事法律責(zé)任，因而《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務(wù)屬于私法義務(wù)的范疇，但私法義務(wù)與公法義務(wù)并不沖突，私法義務(wù)可同時(shí)賦予公法義務(wù)的屬性，它取決于該項(xiàng)義務(wù)是否具有負(fù)的外部性，以及該負(fù)的外部性是否具有涉眾性，一項(xiàng)私法義務(wù)如果具有涉眾性，尤其是關(guān)涉社會(huì)安全，我們應(yīng)同時(shí)賦予其公法義務(wù)的屬性?！豆痉ā芬?guī)定的商事記錄檔案的保管行為具有鮮明的負(fù)的外部涉眾性，直接關(guān)涉到公司、股東、董事、監(jiān)事與債權(quán)人的正當(dāng)權(quán)益，對(duì)于公開(kāi)發(fā)行證券的公司與上市公司而言，其涉眾性更甚，因此《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務(wù)雖具有私法屬性，亦具有公法屬性，公司檔案立法應(yīng)將《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的歸檔與保管義務(wù)同時(shí)規(guī)定為公法義務(wù)，并配以相應(yīng)的行政法律責(zé)任，其中性質(zhì)惡劣、后果及其嚴(yán)重的違法行為應(yīng)配備相應(yīng)的刑事責(zé)任。

公司檔案職員的法律性質(zhì)?！豆痉ā吩O(shè)定的公司商事記錄檔案保管義務(wù)與《會(huì)計(jì)法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管義務(wù)均屬于公司法定義務(wù)的范疇，依“當(dāng)然解釋”②的法律解釋方法，檔案職員應(yīng)該屬于公司的法定職員，一切公司均有設(shè)置檔案職員的法定義務(wù)，只不過(guò)公司有檔案職員的人事自，該職員可專職，亦可兼職?！豆痉ā返谝话俣臈l規(guī)定：“上市公司設(shè)董事會(huì)秘書(shū)，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜?！睋?jù)此，作為上市公司法定高級(jí)職員的董事會(huì)秘書(shū)亦是上市公司商事記錄檔案的法定保管義務(wù)人，是上市公司法定的商事記錄檔案職員，不過(guò)《公司法》未將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書(shū)制度擴(kuò)展于所有公司?！睹绹?guó)標(biāo)準(zhǔn)公司法》規(guī)定公司秘書(shū)是公司的法定職員，但對(duì)之并無(wú)專職要求，公司秘書(shū)亦可由其他高級(jí)職員兼任，如可由總裁、副總裁、司庫(kù)兼任③，公司秘書(shū)職位的設(shè)立并不必然增加公司的人力成本。我們完全可以借鑒美國(guó)的這一經(jīng)驗(yàn)，將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書(shū)制度由上市公司擴(kuò)展到所有公司制企業(yè)，規(guī)定公司設(shè)置有檔案機(jī)構(gòu)或在其他機(jī)構(gòu)中設(shè)置有一名或數(shù)名檔案職員的，公司秘書(shū)是公司法定的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或檔案主管人員。為保證公司商事記錄檔案工作的責(zé)任到位，可建立公司檔案職員的任職備案制度，即公司應(yīng)在成立后的法定時(shí)限內(nèi)將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書(shū)的任職及其變更情況及時(shí)報(bào)地方檔案行政主管部門備案。我們認(rèn)為可借鑒《會(huì)計(jì)法》的會(huì)計(jì)賬簿委托代建制度，規(guī)范與培育檔案中介服務(wù)市場(chǎng)，公司可委托有資質(zhì)的檔案中介機(jī)構(gòu)代為收集保管公司的商事記錄檔案。

公司檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度。公司檔案工作是有多個(gè)服務(wù)目標(biāo)的綜合性工作，不僅需要專業(yè)的法律知識(shí)，亦需要經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力某種程度上決定著公司檔案工作價(jià)值目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，山西省檔案局從2002年已開(kāi)始推行檔案工作人員持證上崗制度，國(guó)家檔案局亦有《國(guó)家檔案局關(guān)于開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)人員全員培訓(xùn)工作的意見(jiàn)》，我們建議建立公司檔案從業(yè)資格制度，以從業(yè)資格制度保障公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力，推進(jìn)公司檔案工作價(jià)值目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（作者為南京藝術(shù)學(xué)院人文學(xué)院副教授）

注釋

篇（3）

（一）收文及閱文

1、收文。

（1）各級(jí)各類文件的收發(fā)歸檔，均由辦公室辦理，其他部門應(yīng)予密切配合。各股室收到來(lái)文，應(yīng)先交辦公室，辦公室嚴(yán)格履行收文登記手續(xù)。

（2）、辦公室接到文件后，要及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)股室，不得延壓，應(yīng)在收文的當(dāng)天登記閱文完畢。

2、閱文。

（1）、領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)股室對(duì)送閱的文件，應(yīng)及時(shí)處理，并在處理單上簽字和寫(xiě)明處理意見(jiàn)。一般文件閱后要及時(shí)退回辦公室，“三密”文件閱后應(yīng)在當(dāng)天下午下班前送到辦公室交給保密員收藏，如需續(xù)閱應(yīng)在次日上班時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。

（2）、閱文時(shí)嚴(yán)禁使用“三色筆”（即鉛筆、圓珠筆和彩色筆）在文件和處理單上簽名或勾畫(huà)。

（二）發(fā)文、復(fù)印及辦理

1、發(fā)文。辦公室嚴(yán)格履行發(fā)文登記。起草簽發(fā)文件必須按規(guī)定格式書(shū)寫(xiě)，字跡要清晰，擬稿人簽名，經(jīng)辦公室把關(guān)后交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，由收發(fā)員登記編號(hào)，打印校對(duì)無(wú)誤后按時(shí)下發(fā)。

2、復(fù)印。復(fù)印“三密”文件必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)印一般性文件必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，打印、復(fù)印一般資料、表格經(jīng)辦公室主任簽字后辦理。未經(jīng)簽批一律不打印、復(fù)印。

3、辦理。上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)文件，辦理期間由辦理股室留存，辦畢后交辦公室，辦公室每年清收一次。清收本著誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)，遺失的重要文件要追究簽收人的責(zé)任。

二、立卷歸檔

（一）立卷

1、立卷原則

文書(shū)立卷必須遵循“保文件之間的歷史聯(lián)系，保證齊全、完整，反映機(jī)關(guān)工作歷史的面貌，便于保管和查找利用”的原則。

2、立卷歸檔范圍。

機(jī)關(guān)在工作中形成和使用的公文及其他有關(guān)資料（印模、照片、錄音、錄像等），凡能反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的，均屬立卷歸檔范圍，留存的文件材料必須正文和底稿成套，另留一份作資料，其范圍主要有：

（1）、上級(jí)主管部門召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件，材料及領(lǐng)導(dǎo)講話。

（2）、本級(jí)機(jī)關(guān)的文件、報(bào)告、請(qǐng)示及上級(jí)的批復(fù)等。

（3）、下級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告、請(qǐng)示及本級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)等。

（4）、本級(jí)機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、典型經(jīng)驗(yàn)、專題材料等。

（5）、本級(jí)機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)活動(dòng)形成的文件材料。

（6）、本級(jí)機(jī)關(guān)干部、職工的任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、招干、招聘及黨團(tuán)干部職工名冊(cè)等。

（7）、本級(jí)機(jī)關(guān)職工的工資報(bào)表、職工年度定期報(bào)表等。

（8）、本級(jí)機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)的設(shè)立、撤并、年檢、換證等。

（9）、本級(jí)機(jī)關(guān)及系統(tǒng)內(nèi)的財(cái)產(chǎn)、物資登記及轉(zhuǎn)移憑證。

（10）、國(guó)家機(jī)關(guān)頒發(fā)的必須執(zhí)行的法規(guī)文件。

三、文書(shū)檔案時(shí)限

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中關(guān)于機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)限的要求局機(jī)關(guān)各股（室）的文件、資料，除會(huì)計(jì)檔案在本股室留存一年外，其余均在當(dāng)年底整理收齊后交給檔案室，綜合檔案應(yīng)在次年第一季度完成上年度的文書(shū)歸檔工作。

四、歸檔質(zhì)量

1、應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整。

2、文件材料按其內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，合并整理、立卷。

3、歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值分類整理、立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

篇（4）

（一）建立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。我局建立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長(zhǎng)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)、分管副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)、辦公室主任及各股室為成員，把檔案工作列入了單位年度和中長(zhǎng)期工作計(jì)劃或規(guī)劃，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)，積極配合縣檔案局的工作，支持檔案人員參相關(guān)檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高本單位檔案人員業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)技能。

（二）檔案管理。一是建立健全檔案管理制度，結(jié)合我局實(shí)際制定了《縣審計(jì)局檔案管理制度》，將檔案管理工作納入全年重點(diǎn)工作內(nèi)。二是編制了檔案分類大綱和方案。編制了案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目標(biāo)、業(yè)務(wù)檔案總目錄、分類目錄、會(huì)計(jì)檔案目錄、聲像檔案目錄等檢縈工具。三是編制了各種門類檔案保管期限表，嚴(yán)格執(zhí)行了檔案鑒定、銷毀制度，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)比較齊全，并按規(guī)定及時(shí)上報(bào)。四是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已引起局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并列入了局機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃。

（三）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高服務(wù)水平。根據(jù)上級(jí)檔案行政管理部門和縣級(jí)檔案局的規(guī)定結(jié)合本單位實(shí)際，建立了齊全、完整、符合規(guī)范的全宗卷；制定了科學(xué)的檔案分類方案或分類大綱，并能嚴(yán)格執(zhí)行；確定了本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍，制定了各門類的保管期限表，檔案保管期限劃分準(zhǔn)確,各門類檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化整理，按規(guī)定實(shí)行了本單位集中立卷或部門立卷制度。近十年的檔案、文件中沒(méi)有用鉛筆、圓珠筆等書(shū)寫(xiě)的不符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的字跡。收集、保管了與單位主要業(yè)務(wù)有聯(lián)系的資料齊全、完整、并進(jìn)行規(guī)范整理。成立了檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，并按有關(guān)規(guī)定和規(guī)章定期進(jìn)行檔案鑒定工作。檔案和資料柜、架排放符合規(guī)定要求，編制了檔案、資料存放示意圖。檔案和資料收進(jìn)、移出有嚴(yán)格的登記、審批手續(xù)。建立了檔案庫(kù)房溫、濕度紀(jì)錄，庫(kù)房溫、濕度達(dá)到國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)近五年內(nèi)保管的檔案、資料進(jìn)行過(guò)全面清查，對(duì)存在的問(wèn)題有處理意見(jiàn)和處理結(jié)果。檔案保管安全，有“八防”措施。檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確。嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》與有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。

篇（5）

二、注重加強(qiáng)硬件設(shè)備的科學(xué)配備

在我局辦公樓內(nèi)配備面積約30平方米的業(yè)務(wù)檔案管理專用庫(kù)房一間，能滿足我局檔案庫(kù)存需求；購(gòu)置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計(jì)、濕度計(jì)，配備了專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，檔案盒和檔案卷皮均采用無(wú)酸卷盒、外觀和質(zhì)量符合國(guó)家要求。

三、注重日常科學(xué)管理

加強(qiáng)檔案庫(kù)房日常管理，嚴(yán)格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等八防措施進(jìn)行日常管理，定期施放防蟲(chóng)劑，防止蟲(chóng)害發(fā)生，定期檢查庫(kù)房溫濕度，定期檢查業(yè)務(wù)檔案受損情況，并作詳細(xì)記錄，對(duì)受損的檔案按時(shí)檢查、修補(bǔ)，確保不存在安全隱患問(wèn)題。檔案管理員嚴(yán)守檔案保密制度，嚴(yán)格履行崗位責(zé)任制度，建立借閱登記薄，認(rèn)真落實(shí)借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發(fā)生過(guò)違反規(guī)定行為。嚴(yán)格保管，做到檔案進(jìn)出登記，編寫(xiě)全宗指南、移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、業(yè)務(wù)檔案查詢申請(qǐng)表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數(shù)量利用情況統(tǒng)計(jì)表。

四、加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

業(yè)務(wù)檔案管理工作納入單位年度計(jì)劃之中，制定了檔案管理工作計(jì)劃。檔案管理員定時(shí)對(duì)檔案達(dá)標(biāo)工作進(jìn)度和存在的問(wèn)題專門進(jìn)行匯報(bào)，及時(shí)解決檔案中存在的問(wèn)題。分管領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，使檔案工作在我局的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、精神文明建設(shè)中發(fā)揮了積極的作用。

五、加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)素能培養(yǎng)

我局配備了專職檔案管理人員，現(xiàn)任檔案工作人員具有大專文化程度、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文字表達(dá)能力。同時(shí)，我局高度重視檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業(yè)培訓(xùn)，并進(jìn)行《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》等法律法規(guī)學(xué)習(xí)。

篇（6）

1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對(duì)于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到上市企業(yè)在實(shí)際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評(píng)估，而對(duì)企業(yè)品牌、商標(biāo)、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無(wú)形資產(chǎn)則少有涉及，對(duì)真實(shí)記錄和反映這些無(wú)形資產(chǎn)的檔案及其價(jià)值，在資產(chǎn)評(píng)估中多數(shù)沒(méi)有作為一項(xiàng)內(nèi)容來(lái)認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)識(shí)不到這些無(wú)形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來(lái)企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來(lái)不少新問(wèn)題。

2、企業(yè)沒(méi)有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡(jiǎn)單的收集、分類，人員的責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)心不高；沒(méi)有專門的庫(kù)房，庫(kù)房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前，我國(guó)共有上市企業(yè)近兩千，其中， 20%的上市企業(yè)無(wú)專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。

3、沒(méi)有建立切實(shí)可行的檔案管理辦法。制度不合理，檔案管理制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開(kāi)展根本沒(méi)有形成制度。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是業(yè)務(wù)部門沒(méi)有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。

4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒(méi)有保存價(jià)值或沒(méi)有長(zhǎng)久保存價(jià)值的資料也被長(zhǎng)期保管，嚴(yán)重增加了經(jīng)營(yíng)成本。

5、檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責(zé)任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

7、檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。從表面上看，以上問(wèn)題是一個(gè)企業(yè)的檔案管理混亂。實(shí)際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機(jī)，進(jìn)行違法、違規(guī)經(jīng)營(yíng)制造條件。例如：個(gè)別機(jī)構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機(jī)會(huì)披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘。可見(jiàn)，加強(qiáng)上市企業(yè)檔案管理，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的第一道防線，只有切實(shí)提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個(gè)企業(yè)的檔案管理情況可以從一個(gè)側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說(shuō)，加強(qiáng)檔案管理，可以使企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動(dòng)態(tài)過(guò)程和機(jī)制，有助于為防范化解企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)提供根本保證。

二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理模式的有效措施

1、解決檔案的歸屬問(wèn)題

目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國(guó)家股、法人股、個(gè)人股及外資股等對(duì)資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說(shuō)，多元化的投資主體對(duì)企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權(quán)，企業(yè)產(chǎn)權(quán)雖然出售了，但企業(yè)檔案資產(chǎn)歸誰(shuí)所有，由誰(shuí)管理的問(wèn)題至今尚無(wú)明確規(guī)定。這一問(wèn)題在破產(chǎn)企業(yè)拍賣中，表現(xiàn)尤為突出。具體對(duì)策：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)換機(jī)制，轉(zhuǎn)變職能打破原有管理模式，強(qiáng)化檔案工作的現(xiàn)代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產(chǎn)管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過(guò)去單一的歸國(guó)家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃兄菩问?。?guó)家控股的股份企業(yè)，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國(guó)有為主體；國(guó)有企業(yè)進(jìn)行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。

2、拓寬歸檔范圍

目前不少企業(yè)依舊按原來(lái)工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內(nèi)容來(lái)制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現(xiàn)代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒(méi)有及時(shí)將企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革中進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估、產(chǎn)權(quán)界定、行使、交易、保護(hù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案及時(shí)收集整理，歸檔立卷，認(rèn)識(shí)不到這些無(wú)形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來(lái)企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。針對(duì)這些問(wèn)題，檔案部門應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加歸檔內(nèi)容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫(kù)存種類的信息。

3、控制檔案流失

篇（7）

1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對(duì)于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到上市企業(yè)在實(shí)際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評(píng)估，而對(duì)企業(yè)品牌、商標(biāo)、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無(wú)形資產(chǎn)則少有涉及，對(duì)真實(shí)記錄和反映這些無(wú)形資產(chǎn)的檔案及其價(jià)值，在資產(chǎn)評(píng)估中多數(shù)沒(méi)有作為一項(xiàng)內(nèi)容來(lái)認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)識(shí)不到這些無(wú)形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來(lái)企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來(lái)不少新問(wèn)題。

2、企業(yè)沒(méi)有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡(jiǎn)單的收集、分類，人員的責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)心不高；沒(méi)有專門的庫(kù)房，庫(kù)房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前，我國(guó)共有上市企業(yè)近兩千，其中，20%的上市企業(yè)無(wú)專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。

3、沒(méi)有建立切實(shí)可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理.cn制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開(kāi)展根本沒(méi)有形成制度。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是業(yè)務(wù)部門沒(méi)有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。

4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒(méi)有保存價(jià)值或沒(méi)有長(zhǎng)久保存價(jià)值的資料也被長(zhǎng)期保管，嚴(yán)重增加了經(jīng)營(yíng)成本。

5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責(zé)任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

7、企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。從表面上看，以上問(wèn)題是一個(gè)企業(yè)的檔案管理混亂。實(shí)際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機(jī)，進(jìn)行違法、違規(guī)經(jīng)營(yíng)制造條件。例如：個(gè)別機(jī)構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機(jī)會(huì)披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘?？梢?jiàn)，加強(qiáng)上市企業(yè)檔案管理，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的第一道防線，只有切實(shí)提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個(gè)企業(yè)的檔案管理情況可以從一個(gè)側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動(dòng)態(tài)過(guò)程和機(jī)制，有助于為防范化解企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)提供根本保證。

二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施

1、提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)過(guò)程中，企業(yè)進(jìn)行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對(duì)企業(yè)檔案管理 流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開(kāi)發(fā)利用效益沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案作為有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。具體對(duì)策：檔案部門必須重宣傳、重造勢(shì)，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時(shí)，加大宣傳工作力度，通過(guò)新聞媒體，強(qiáng)勢(shì)宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會(huì)各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。

2、解決檔案的歸屬問(wèn)題

目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國(guó)家股、法人股、個(gè)人股及外資股等對(duì)資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說(shuō)，多元化的投資主體對(duì)企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權(quán)，企業(yè)產(chǎn)權(quán)雖然出售了，但企業(yè)檔案資產(chǎn)歸誰(shuí)所有，由誰(shuí)管理的問(wèn)題至今尚無(wú)明確規(guī)定。這一問(wèn)題在破產(chǎn)企業(yè)拍賣中，表現(xiàn)尤為突出。具體對(duì)策：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)換機(jī)制，轉(zhuǎn)變職能打破原有管理模式，強(qiáng)化檔案工作的現(xiàn)代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產(chǎn)管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過(guò)去單一的歸國(guó)家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃兄菩问?。?guó)家控股的股份企業(yè)，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國(guó)有為主體；國(guó)有企業(yè)進(jìn)行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。

3、拓寬歸檔范圍

目前不少企業(yè)依舊按原來(lái)工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內(nèi)容來(lái)制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現(xiàn)代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒(méi)有及時(shí)將企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革中進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估、產(chǎn)權(quán)界定、行使、交易、保護(hù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案及時(shí)收集整理，歸檔立卷，認(rèn)識(shí)不到這些無(wú)形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來(lái)企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。針對(duì)這些問(wèn)題，檔案部門應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加歸檔內(nèi)容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫(kù)存種類的信息。

4、控制檔案流失

篇（8）

國(guó)有企業(yè)改制后，企業(yè)以往存留的檔案問(wèn)題應(yīng)按照《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理，尤其是針對(duì)保密檔案、具有社會(huì)價(jià)值的檔案應(yīng)給予妥善的保管。那么檔案集中堆積起來(lái)難免就會(huì)出現(xiàn)雜亂難點(diǎn)，欲歸無(wú)章的情況。而事實(shí)上專職處理檔案的企業(yè)相關(guān)部門人手是非常緊張的，一般存放檔案的庫(kù)房也十分有限，無(wú)法有條不紊地處理接收和寄存檔案的工作。最終這項(xiàng)工作將不得不轉(zhuǎn)交給檔案館，檔案館在接收和寄存改制企業(yè)的檔案時(shí)必須進(jìn)行有選擇地篩選，否則若干年后，庫(kù)房將出現(xiàn)爆滿、癱瘓的局面。所以如何處理這些改制國(guó)企寄存的檔案，是值得檔案存放部門深入探討、研究并解決的難題。

2.人事檔案所有權(quán)不明確

根據(jù)我國(guó)《檔案法》規(guī)定，檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有，而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放，檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等，如果一味的應(yīng)允這些要求，企業(yè)一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則，對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案，從而為社會(huì)提供有用的信息，體現(xiàn)檔案館的功能，這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。

3.檔案存放費(fèi)用無(wú)法解決

國(guó)企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間，在對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付，需向地方國(guó)家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒(méi)有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這也是我國(guó)國(guó)企改制后面臨困難問(wèn)題。

二、解決國(guó)有企業(yè)人事檔案存在問(wèn)題的對(duì)策

為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。

1.檔案管理制度不健全

破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對(duì)一些沒(méi)有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營(yíng)或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對(duì)具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊(cè)，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。

2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存

對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營(yíng)、租賃經(jīng)營(yíng)、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。

3.對(duì)寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫(kù)容量

對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國(guó)有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺(jué)遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來(lái)堆放紙張的場(chǎng)地，從而避免日后出現(xiàn)庫(kù)滿為患的現(xiàn)象。

篇（9）

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，引起全員重視。我鎮(zhèn)高度重視檔案工作，成立了以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、由綜合處負(fù)責(zé)人、兼職檔案管理員參加的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分派具備人員從事檔案管理工作，對(duì)抓好今年檔案工作進(jìn)行了專門部署。

（二）管理體制。制訂了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員崗位責(zé)任制，制定和完善了檔案工作管理目標(biāo)制度，狠抓了薄弱環(huán)節(jié)，全鎮(zhèn)檔案工作已經(jīng)逐步納入了制度化，保證了檔案工作的順利開(kāi)展。按要求制定了文書(shū)、業(yè)務(wù)部門立卷歸檔制度、擬定了文件材料歸檔與歸檔范圍、制定了檔案人員崗位責(zé)任制、檔案保管、報(bào)名制度、檔案利用和統(tǒng)計(jì)制度。

（三）制度建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案法規(guī)學(xué)習(xí)。我鎮(zhèn)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》、《省檔案管理?xiàng)l例》，積極開(kāi)展檔案法規(guī)宣傳活動(dòng)。二是完善了制度體系，根據(jù)檔案管理的要求，結(jié)合我鎮(zhèn)工作實(shí)際，先后完善了《檔案工作人員責(zé)任制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范。三是嚴(yán)格考核兌現(xiàn)。將檔案管理作為全鎮(zhèn)工作的重要內(nèi)容，納入單位和個(gè)人績(jī)效考核，確保檔案管理各項(xiàng)制度落實(shí)到位。

二、工作開(kāi)展情況

（一）收集歸檔。我鎮(zhèn)文書(shū)、科技、聲像電子檔案均由檔案室統(tǒng)一整理歸檔，專業(yè)檔案由各股、室、所按照整理要求歸檔，層層審核保管，歸檔文件材料符合歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)。按《年鑒》、《年鑒》（2014）組稿要求，搜集、整理并按時(shí)提交文稿和圖片資料，突出反映了我鎮(zhèn)的新情況、新舉措、新經(jīng)驗(yàn)，反映了我鎮(zhèn)良好的精神風(fēng)貌。此外，按照《蘆山強(qiáng)烈地震抗震救災(zāi)志》編纂方案要求，及時(shí)搜集、整理相關(guān)信息。

篇（10）

作為一名在機(jī)械動(dòng)力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會(huì)。

一、完善的歸檔和保管制度

新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項(xiàng)目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時(shí)（如已通過(guò)評(píng)審鑒定、驗(yàn)收）， 凡是有保存價(jià)值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時(shí)歸檔；設(shè)計(jì)、工藝變更通知隨時(shí)歸檔；科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報(bào)材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，對(duì)重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時(shí)，要按文件材料形成的時(shí)間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書(shū)寫(xiě)要符合要求，須用黑色或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。最后，電子檔案歸檔，一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)過(guò)評(píng)審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)（或拷貝給檔案室歸檔）。

技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍(lán)圖、表格、文字材料、機(jī)讀材料和實(shí)物模形等，為了便于查閱，在進(jìn)庫(kù)房保管前需要將它們合理地分類。在機(jī)械動(dòng)力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報(bào)等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時(shí)也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫(kù)藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫(kù)保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)單獨(dú)存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫(kù)房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫(kù)房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi)；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無(wú)關(guān)的雜物；消防器材應(yīng)放在方便、易見(jiàn)處，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙或點(diǎn)明火。同時(shí)為了防蟲(chóng)防盜，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無(wú)蟲(chóng)、無(wú)霉、無(wú)灰；離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進(jìn)出庫(kù)房隨手關(guān)門，嚴(yán)禁敞門離開(kāi)庫(kù)房。

二、合理的查閱和修改制度

企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計(jì)，其統(tǒng)計(jì)范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)；分類檔案數(shù)及庫(kù)藏量統(tǒng)計(jì)（包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù)）；歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計(jì)；檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認(rèn)真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。

為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，需要對(duì)于技術(shù)檔案進(jìn)行一些修改：對(duì)于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門負(fù)責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還；對(duì)于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時(shí)，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計(jì)、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作；零散曬制藍(lán)圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類文件材料，應(yīng)由申請(qǐng)部門向研究院研發(fā)管理部申請(qǐng)流程提交曬圖、復(fù)印申請(qǐng)單，操作人員收到申請(qǐng)單后進(jìn)行下面的工作。

為了促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對(duì)于一般檔案，除開(kāi)架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級(jí)文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說(shuō)明目的，并通過(guò)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后方予接待。

三、健全的保密和銷毀制度

技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手得到會(huì)對(duì)公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。其實(shí)，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級(jí)別，公司技術(shù)檔案密級(jí)分為機(jī)密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開(kāi)架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對(duì)于保密檔案，立卷部門在立卷時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級(jí)，注意妥善保存和及時(shí)歸檔，另外，檔案室對(duì)機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)保管，機(jī)密檔案柜的鑰匙平時(shí)應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫(kù)房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認(rèn)真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案；經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過(guò)保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。

技術(shù)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定剔出的文件要分別造清冊(cè)再保管一年以上，不得當(dāng)時(shí)銷毀；對(duì)于已經(jīng)超過(guò)保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷毀；銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊(cè)上簽字。

引文注釋

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

？譺？訛 田晨，畢小青.知識(shí)視角下的企業(yè)文檔管理[J].檔案學(xué)通訊，2001（1）：17-19.

？譻？訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識(shí)資源管理： 企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國(guó)檔案，2004（10）：37-39.

？譼？訛 中華人民共和國(guó)檔案法，1996-07-05.

？譽(yù)？訛 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法，1999-06-07.

篇（11）

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價(jià)值的文件資料，有效地促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。各_____部門均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動(dòng)中，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄；決策層各種會(huì)議記錄、紀(jì)要；重要規(guī)章制度；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書(shū)；各種工程及技術(shù)資料、招投標(biāo)文件；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料；重要?jiǎng)趧?dòng)人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門的合同、資料由各部門整理，會(huì)計(jì)檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實(shí)、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的原始記錄；

（2）資料應(yīng)按歸檔范圍進(jìn)行積累，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；

（3）歸檔資料應(yīng)按照國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行整理、編目。

2．歸檔時(shí)間

（1）科學(xué)技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）歸檔時(shí)間可視項(xiàng)目周期長(zhǎng)短而定，周期短的項(xiàng)目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目可以按階段分批歸檔。

（2）文書(shū)檔案（行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。

（3）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3．具體內(nèi)容

（1）立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練、確切，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡端正。

（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編組號(hào)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管，要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實(shí)行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書(shū)和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請(qǐng)示審批提案檔案，人事任命檔案，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)檔案，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)檔案。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅(jiān)固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強(qiáng)光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細(xì)登記，未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時(shí)應(yīng)詳細(xì)檢查有無(wú)損壞、缺頁(yè)等情況，經(jīng)確認(rèn)后方可借出。閱后完整按時(shí)歸還，歸還時(shí)同樣嚴(yán)格檢查，以明確責(zé)任；

（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準(zhǔn)后，方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級(jí)檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。